Vapaaehtoistyön perehdytyksestä kokemusta työelämään
Kuva: Karoliina Nurmi
Vapaaehtoiset ovat yhdistysten, myös Piilo-osaajien, toiminnan toteuttamisen selkäranka. Mutta miten yhdistys voi tukea vapaaehtoisia tekemisessä? Tietysti hyvän perehdytyksen avulla! Katsotaanpa, miten tämä meillä Piilo-osaajissa tapahtuu ja mitä hyötyä kokemuksesta vapaaehtoistyön perehdytyksessä voi olla työnhaussa ja työelämässä.
Vastuuta erilaisissa rooleissa
Piilo-osaajissa on mahdollisuus ottaa vastuuta ja hankkia kokemusta monenlaisissa eri rooleissa. Osa rooleista on pysyviä eli niihin tarvitaan tekijöitä jatkuvasti. Näitä ovat esimerkiksi hallituksen roolit ja somesisältöjen tuottamisen roolit. Osa rooleista taas on väliaikaisia eli niihin tarvitaan tekijöitä väliaikaisesti. Näitä ovat esimerkiksi tapahtumakoordinaattorin rooli tai erilaiset projektiroolit.
Pysyviin rooleihin meillä on vakiintuneet perhedytyskäytännöt. Perehdytys on tärkeää siksi, että uusi tiimiläinen pääsee sujuvasti mukaan toimintaan, mutta myös siksi, että säännölliset tehtävät tulevat tehdyksi aikataulussa ja oikein. Väliaikaisissa rooleissa perehdytys ja sen tarve vaihtelee. Usein näissä on kyse siitä, että joku jäsen innostuu jostakin asiasta ja lähtee kehittämään ja viemään sitä eteenpäin. Tällöin itse tehtävä ei välttämättä vaadi perehdytystä, mutta Piilo-osaajien dokumentointi- ja viestintäkäytännöt käydään läpi. Jos väliaikainen rooli näyttää muodostuvan pysyväksi tai säännöllisesti toistuvaksi, kuten esimerkiksi tapahtumakoordinaattorin rooli, myös näihin laaditaan perehdytyskäytännöt.
Kuva: Karoliina Nurmi
Perehdytysmateriaalit
Pyrimme huomioimaan perehdytyksessämme erilaiset oppijat. Tämä tarkoittaa sitä, että meillä on olemassa jokaisesta tiimistä kirjallinen perehdytysmateriaali, josta asioista voi lukea itse. Tämä materiaali on hyödyllistä myös siksi, että siihen on helppo palata myöhemmin tarkistamaan vaikka jotain harvemmin tarvittavaa käytäntöä.
Kirjallisen materiaalin lisäksi pidämme perehdytyksen kasvokkain. Perehdytyskeskustelussa tehtävät käydään läpi suullisesti ja näyttämällä. Perehdytyskeskustelut pidetään usein videoyhteydellä etänä, sillä useimmiten perehdyttäjä ja perehdytettävä ovat eri puolilta maata. Keskustelu antaa mahdollisuuden kysymyksiin ja niihin vastaamiseen saman tien. Samalla myös tutustutaan ja jutellaan usein muistakin asioista.
Perehdytyksen jälkeen tiimin uusi jäsen pääsee tekemään ja kokeilemaan hommia itse. Tekemään saa lähteä itsenäisesti heti, mutta jonkin verran tehdään myös niin, että uusi tiimiläinen tekee esimerkiksi blogitekstin ajastuksen ja perehdyttäjä seuraa ruudunjaon avulla. Näin mahdolliset ongelmat saadaan selvitettyä heti.
Tukea saa myös tehtäviin perehdyttämisen jälkeen. Piilo-osaajissa on hyvin matala kysymisen kulttuuri eli kysyä saa aina, kun kysyttävää on, ja kysymyksiin vastaan tai selvitetään vastaus yhdessä. Usein tiimistä pois jäävät henkilöt jäävät joksikin aikaa tiimikanavalle mukaan tueksi ja ovat siten helposti saatavilla apuun tarvittaessa.
Kuva: Karoliina Nurmi
Kokemusta perehdyttämisestä
Kuten toiminnan toteuttaminen, myös perehdyttäminen tehdään Piilo-osaajissa vapaaehtoisvoimin. Käytännössä vanhat tiimiläiset eli tiimistä uuden tilalta pois jäävä tai joku muu tiimiin jäävä jäsen pitää perehdytyksen. Tämä käytäntö onkin osoittautunut loistavaksi mahdollisuudeksi saada kokemusta perehdyttämisestä, mistä on hyötyä myös työnhaussa ja työelämässä.
Perehdytyskokemuksesta saa halutessaan hyvän merkinnän CV:hen, ja monissa työtehtävissä on ainakin pitemmän päälle hyötyä siitä, että on tehnyt perehdytystä. Vapaaehtoistoiminnan perehdyttäminen antaa näkökulmaa myös perehdytettävänä olemiseen. Joskus perehdytettävänä olemista auttaa, kun tietää vähän, mitä toisella puolella pöytää tapahtuu.
Olen itse tehnyt perehdytystä työelämässä mutta tarttunut hanakasti mahdollisuuteen päästä perehdyttämään myös Piilo-osaajissa ja saamaan siten lisää kokemusta. Olen ajan myötä perehdyttänyt Piilo-osaajien tiimeihin yli kymmenen henkilöä. Oman oppimisen lisäksi on ollut hienoa seurata, miten perhedyttämäni henkilöt ovat oppineet uutta ja kasvaneet taitaviksi ja itsevarmoiksi tekijöiksi. Olenpa myös pariin otteeseen päässyt aiemmin perehdyttämäni henkilön perehdytettäväksi tullessani uudelleen mukaan tiimiin.
Viime aikoina olen enemmän laittanut hyvän kiertämään ja kannustanut muita perehdyttämään uusia tiimiläisiä. Haluan antaa myös muille mahdollisuuden oppia ja saada kokemusta, jota itse olen saanut. Myös tässä on ollut mahtavaa seurata sitä, miten pieni epävarmuus vaihtuu riemuksi onnistuneiden perehdytyskokemusten myötä.
Harrastuksista ja vapaaehtoistyöstä voi saada paljon oppia työelämässä ja työnhaussa käytettäväksi, esimerkiksi perehdytyskokemusta!
Kirjoittaja Kaisa Selamo on ottamassa uutta ura-askelta sähkösuunnittelun maailmassa ja jakaa aikansa perheen, työn ja itsensä kehittämisen kesken. Ajanhallinnan ja palautumisen taidot ovat tehokäytössä.