Hyvä työyhteisöviestintä lisää työmotivaatiota ja vahvistaa yhteishenkeä

Kuva: Laura Tammisto / Studio Torkkeli

Hyvä, suunnitelmallinen ja avoin viestintä on töiden sujumisen edellytys niin pienissä kuin isoissakin työyhteisöissä.

Mitä työyhteisöviestintä on ja miksi se on tärkeää?

Työyhteisöviestinnällä tarkoitetaan työyhteisön sisäistä viestintää, johon kuuluu kaikki yhteisön sisällä tapahtuva kirjallinen ja suullinen viestintä.

Työyhteisöviestinnän tärkeimpänä tehtävänä on huolehtia siitä, että kaikki työyhteisön jäsenet ovat kartalla siitä, mitä tehdään ja missä mennään. Jokaisen on oltava tietoinen omista tehtävistään ja vastuistaan sekä ainakin pääpiirteittäin siitä, mitä muualla työyhteisössä tapahtuu. Kun työntekijä kokee olevansa riittävän perillä asioista, hän voi rauhassa keskittyä tekemään omaa tehtäväänsä.

Tiedon välittämisen lisäksi työyhteisöviestintä on myös vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyden rakentamista. Hyvä viestintä parantaa työmotivaatiota, työyhteisön ilmapiiriä ja yleistä työhyvinvointia sekä vahvistaa jäsenten luottamusta työyhteisöään kohtaan.

Viime vuosikymmenen aikana työyhteisön sisäisessä viestinnässä on tapahtunut merkittävä muutos yksisuuntaisesta tiedonsiirrosta vuorovaikutukselliseen viestintään. Menestyvässä työyhteisössä viestitään merkityksellisesti, osallistavasti, tietopohjaisesti ja jatkuvasti yhdessä oppien.

Työyhteisöviestinnän tehtävät:

• tiedon tuottaminen, muokkaaminen ja välittäminen
• yhteisöllisyyden rakentaminen
• keskustelun ja ymmärryksen luominen
• työyhteisön ylläpitäminen, vahvistaminen ja kehittäminen
• johtamisen ja töiden organisoimisen tukeminen.

Kuva: Laura Tammisto / Studio Torkkeli

Millaista on onnistunut työyhteisöviestintä?

Jokainen työyhteisö on erilainen, joten työyhteisöviestinnän tarkemmat välineet ja käytännöt riippuvat aina yhteisöstä. Yleisiä onnistuneen työyhteisöviestinnän elementtejä ovat:

Avoin ja vuorovaikutuksellinen viestintäkulttuuri

• Asioita käsitellään avoimesti ja vuorovaikutteisesti.
• Jokainen saa puhua ja esittää näkemyksensä.
• Jokaisella on mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa.

Ajantasainen ja yhtäläisesti saatavilla oleva tieto

• Tietoa jaetaan ajoissa ja riittävästi.
• Tieto on kaikkien saatavilla ja hyödynnettävissä.

Erilaisuuden hyväksyminen ja ymmärtäminen

• Erilaiset tavat olla ja viestiä tunnistetaan ja hyväksytään.
• Erilaisuuteen suhtaudutaan voimavarana.

Oman vastuun kantaminen viestijänä

• Jokainen huolehtii omista viestintätaidoistaan ja niiden kehittämisestä.
• Viestin lähettäjä huolehtii siitä, että viesti on ensinnäkin vastaanotettu ja toisekseen ymmärretty oikein.

Relevantit ja loogiset viestintäkanavat

• Työyhteisöviestinnän kanavat on valittu niin, että ne todella tukevat viestintää.
• Eri kanavilla on eri tavoitteet ja tehtävät, joista kaikki ovat tietoisia ja joita kaikki noudattavat.

Hyvin johdettu viestintä

• Työyhteisöviestintä on suunnitelmallista, tavoitteellista ja johdettua.
• Johto huolehtii sopivien viestintäkanavien tarjoamisesta ja määrittelemisestä.
• Viestintää toteutetaan monisuuntaisesti: sekä johdolta muulle työyhteisölle että eri yksiköiden ja työntekijöiden kesken.

Onnistunut työyhteisöviestintä sitouttaa ja motivoi työntekijöitä ja tuo näiden parhaat kyvyt esille – eli auttaa kaikkia tekemään työnsä paremmin ja laadukkaammin. Avoin viestintäkulttuuri ja hyvä yhteishenki edistävät myös kaikkien työhyvinvointia.

Kirjoittaja Salla Hiltunen on suomen kielen ja viestinnän asiantuntija, jonka sydän sykkii erityisesti teksteille, verkkoviestinnälle ja selkeälle kielelle. Hän pitää myös omaa Punaista lankaa -kieli- ja viestintäblogia.

Lähteet ja lisämateriaalia:

• Petra Alijärvi 2020: Onnistunut työyhteisöviestintä. UP! Partnersin webinaari 22.1.2020 (Akavan Erityisalojen jäsenille).
• Päivi Honkala, Sirkka Kortetjärvi-Nurmi, Anja Rosenström ja Sinikka Siira-Jokinen 2017: Linkki – työyhteisön viestintä. Suomen kielen ja viestinnän oppikirja.
• Työturvallisuuskeskus 2016: Työyhteisöviestinnällä hyvinvointia.