Bujo ja kanban tehtävienhallinnan apuna
Kirjoitin reilu kuukausi sitten itselleni tärkeimmistä työkaluista uraunelman työstämiseen ja työnhakuun. Kiinnostusta herätti tehtävien- ja ajanhallintaan käyttämäni bujon ja kanbanin yhdistelmä. Joten siitä siis lisää.
Alustana Trello
Trello on tehtävien ja projektien hallintaan sopiva sähköinen työkalu. Se toimii mainiosti sekä henkilökohtaisessa että työkäytössä isommankin tiimin kanssa ja sopii erittäin hyvin kanban-työskentelyyn. Ja myös omaan tapaani listata ja hallinnoida tehtäviä.
Trellon toiminta perustuu tauluille, joissa on luetteloita. Luetteloissa on kortteja yksittäisille tehtäville. Kortteihin on mahdollista liittää jäseniä, määräaikoja, liitetiedostoja ja tarkempia kuvauksia. Käyttäessäni Trelloa yksin toimin kuitenkin lähinnä korttien otsikkotasolla ja nimilapuilla, jotka kertovat itselleni, missä vaiheessa eri korttien tehtävät ovat.
Bujon säännöt on tarkoitettu rikottaviksi
Bujo eli bullet journal on tyhjä vihko tai muistikirja, josta tehdään juuri sellainen kalenteri kuin itse haluaa. Pääsääntöjä on kaksi.
- Etene isoimmasta pienempiin.
- Toisto.
Kuva: Estée Janssens, Unsplash
Innostuin ajatuksesta heti, kun kuulin siitä ensimmäisen kerran. Mutta en ole koskaan saanut kiinni jatkuvasta listojen uudelleen ja uudelleen kirjoittamisesta. Tai muusta paperille piirtelystä. Heureka-hetken koin, kun luin visuaalisestivaativa.fi-blogin ajatuksia bujosta.
”Hauskinta ja itseasiassa olennaisinta bujossa on nimittäin niiden sääntöjen rikkominen.”
Päätin rikkoa sääntöjä reilusti ja siirtää koko homman sähköiseksi. Ja johan alkoi toimia.
Miksi sähköinen bujo toimii minulle?
Itselleni sähköisen bujon tärkeimmät edut ovat seuraavat:
- tehtäviä on helppo siirtää luettelosta toiseen – aikaa säästyy
- DL-päivämäärät ja tarvittaessa hälytykset on helppo asettaa
- sisällysluetteloa ei tarvita – myöskään päivittää
- koko ”kalenteri” näkyy yhdellä silmäyksellä
- luetteloita on tarvittaessa helppo lisätä tai poistaa
Miten kanban liittyy tähän?
Oman Trello-bujoni rakenne on luontaisesti lähellä kanbanin periaatteita, joten oli luontevaa ottaa myös tämä näkökulma mukaan toteutukseen. Käytännössä vuosisuunnitelma ja kuukausilista sekä mahdolliset eri osa-alueille tehdyt koontilistat ovat TO DO -listoja. Viikkolistat ovat näiden pohjalta tehtyjä aikataulutetumpia suunnitelmia. Tänään-luettelo on WIP-lista. Kuukausiarkisto on DONE. Nimilapuista näkyy, onko tehtävä aloitettu (oranssi), odottaako se jotain toiselta osapuolelta (tummansininen), onko tehtävä valmis (vihreä) tai olenko todennut, että ei sitä tarvitsekaan tehdä (punainen) jne.
Miltä se sitten näyttää?
Oman bujo-kanban-trelloni perustana on vuosisuunnitelma, johon sijoitan pitemmän aikavälin tavoitteet ja suunnitelmat. Ensin vuosisuunnitelmaan ja siitä vähitellen kuukausiin.
Päivittäisen työskentelyn perustana on To Do -taulu, jossa ensimmäisenä ja tärkeimpänä on päivän tehtäväluettelo, jota seuraavat kuluvan viikon ja kuukauden luettelot, sekä kuluvan kuukauden arkisto. Näihin kirjaan tavoitteet ja tehtävät hyvinkin yksityiskohtaisesti, tarpeen ja tilanteen mukaan. Kun tehtävä on tehty tai totean, että sitä ei tarvitse tehdä, siirrän sen kuukauden arkisto -luetteloon.
Näiden jälkeen tulevat mahdolliset isompien tehtäväkokonaisuuksien luettelot. Näitä teen ja poistan sitä mukaa, mille koen olevan tarvetta.
Lopussa ovat tulevien viikkojen luettelot noin kuukausi eteenpäin ja noin puolivälissä kuukautta myös tulevan kuukauden luettelo. Näihin kirjaan lyhyemmän aikavälin tavoitteita ja tehtäviä. Lisäksi lisään viikoittain kalenterista tärkeimmät menot ym. tulevan viikon luetteloon.
Jos innostuit ajatuksesta ja haluat kokeilla, muista bujon sääntö – jokainen saa tehdä kalenteristaan oman näköisen.
Kirjoittaja Kaisa Selamo on ympäristöstä, hyvinvoinnista, viestinnästä ja valmentamisesta kiinnostunut diplomi-insinööri, joka jakaa aikansa perheen, työnhaun ja itsensä kehittämisen kesken. Suunnitelmissa on uusi suunta uralle.
Myös näistä Piilo-osaajien blogiteksteistä voit saada ajatuksia tehtävien- ja ajanhallintaan niin työnhaussa, työelämässä kuin arjessakin: