Vinkkejä ajanhallintaan asiantuntijatyössä

Arkipäiväämme on tullut osaksi kiire ja stressi. Meillä on jatkuva tavoitettavuuden harha, koska sähköiset viestintäkanavat ja somen käyttö ovat lisääntyneet. Informaatioähky on lisääntynyt ja olemme koko ajan kiinni tiedossa. Kiristynyt kilpailu, täydellisyyden tavoittelu, työpaikan tai tulojen menettämisen pelko sekä yksityiselämän todellisuuden kohtaamisen pelko aiheuttavat meissä stressiä.

Insinööriliiton uraneuvoja Anu Kaasalainen antaa useita vinkkejä ajanhallintaan asiantuntijatyössä. Ajanhallinnassa ja itsensä johtamisessa puhutaan erikseen yksilön ja työnteon yhteisön haasteista. Itsensä johtaminen on parhaimmillaan kyky ajatella keskittyneesti, kykyä monistaa omaa työpanosta delegoimalla tai hyödyntämällä jo kerran tehtyä sekä kykyä nähdä isot kokonaisuudet pieninä asiakokonaisuuksina.

Hallitse keskeytyksiä ja paranna keskittymistä

Kuva: Karoliina Nurmi

Keskeytykset työssä aiheuttavat ajanhallinnan haasteita. Sähköpostista kannattaa muuttaa asetuksia ja laittaa hälytykset pois päältä. Tiedämme myös, ettei somea pitäisi katsoa liian usein, mutta silti teemme niin. Tiedämme siis mitä pitäisi tehdä, mutta emme toimi niin. Muutos toimintaan tapahtuu vasta kun henkilöllä on riittävä kipinä tehdä asioita.

Keskittymisrauhaa voidaan turvata etätyöllä, tilaratkaisuilla ja tarkoituksenmukaisella teknologialla. Harjoittele hallitsemaan keskeytyksiä ja omia reaktioita keskeytyksiin. Ota keskittyminen osaksi arkea ja mieti millä pystyt itse parantamaan keskittymistä. Aseta tavoite, tunnista ärsykkeet, tee tietoinen päätös, etsi mielihyvää keskittymisen tuloksista ja näin muodostuu uusi tapa. Mitkä ovat tietoisia tapoja, joilla sinä ohjaat itseäsi?

Priorisoi ja vaiheista 

Priorisointi on asiantuntijalle paras tapa hallita työkuormaa. Edellytyksenä on, että kokonaiskuvan tulee olla hallussa. Asioita kannattaa pilkkoa ja kiireessä on muistettava asioiden tärkeys eikä pelkkä kiireellisyys. Ota hetkeksi etäisyyttä asioihin ja mieti kokonaisuutta. Pitää osata luopua ja kyseenalaistaa ja luottaa siihen, että delegointi toimii.

Vaiheista ja tarkkaile omaa työtäsi, koska se tekee työn etenemisestä näkyvää ja edistää ajanhallintaa ja ennustettavuutta. Pilko tehtävät pienempiin osiin, merkitse tehtäviä kalenteriin ja varaa aikaa oman työn suunnittelulle. Omaa työtä arvioimalla oppii tunnistamaan omat työtavat ja mahdolliset riskipaikat kun sijoittaa tehtäviä itselle tehokkaisiin ajankohtiin. Aikavarkaiden tunnistaminen on myös tärkeää. Mitkä ovat sinun aikavarkaitasi?

Tiimitason ja yksilötason vinkit ajanhallintaan

Työkalu ajanhallinnan avuksi tiimitasolla on yhteinen Kanban-taulu japanilaisen filosofian mukaan. Tauluun kootaan ajatuksia, jotka on jo tehty, jotka pitäisi tehdä ja asiat joita tehdään. Arkiseen tiedonvälitykseen sopii sähköpostin sijaan Slackbot tai Disboard. Työretriitit sopivat erityisesti toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

Kuva: Karoliina Nurmi

Työkaluja ajanhallinnan avuksi yksilötasolla ovat Pomodoro-tekniikka, jossa 25 minuuttia työtä ja 5 minuuttia taukoa vuorottelevat. Sammakkotehtävissä tunnistetaan vaikeimmat tehtävät ja tehdään ne ensimmäisenä aamulla. Top 3-tehtävälistoilla listataan edellisenä päivänä tulevat tehtävät. BulletJournal eli muistivihko-kalenterointi-tekniikka, sähköpostiaika tai yksi kalenteri kerrallaan, värejä hyödyntämällä ovat hyviä apuvälineitä. Mikä työkalu sopisi sinulle?

Ajanhallintaa voi myös pelillistää erilaisilla mobiilisovelluksilla. Valmiita pelejä mobiilialustoille ovat esimerkiksi Habitica, Epic Win, LifeRPG, Task Hammer ja Chore Wars. Erilaisia mindfulness sovelluksia on myös tarjolla runsaasti. Mikä sovellus tukisi sinun ajanhallintaasi?

Jokainen voi itse vaikuttaa ajanhallintaan ja itsensä johtamiseen. Niillä on vaikutusta oman työn kautta tiimiin ja organisaatioon sekä heijastuvat vapaa-ajalle. Keskittymällä ja asettamalla asiat tärkeysjärjestykseen voit saavuttaa itselleen tasapainon ajanhallintaan. Kuinka sinä johdat itseäsi ja omaa ajanhallintaasi?

Meri Vuorivirta on unelmatyötä tavoitteleva innostuja, insinööri, diplomi-insinööri ja kolmen lapsen äiti.