Työnhaku projektina

Bujo ja kanban tehtävienhallinnan apuna

Kirjoitin reilu kuukausi sitten itselleni tärkeimmistä työkaluista uraunelman työstämiseen ja työnhakuun. Kiinnostusta herätti tehtävien- ja ajanhallintaan käyttämäni bujon ja kanbanin yhdistelmä. Joten siitä siis lisää.

Alustana Trello

Trello on tehtävien ja projektien hallintaan sopiva sähköinen työkalu. Se toimii mainiosti sekä henkilökohtaisessa että työkäytössä isommankin tiimin kanssa ja sopii erittäin hyvin kanban-työskentelyyn. Ja myös omaan tapaani listata ja hallinnoida tehtäviä.

Trellon toiminta perustuu tauluille, joissa on luetteloita. Luetteloissa on kortteja yksittäisille tehtäville. Kortteihin on mahdollista liittää jäseniä, määräaikoja, liitetiedostoja ja tarkempia kuvauksia. Käyttäessäni Trelloa yksin toimin kuitenkin lähinnä korttien otsikkotasolla ja nimilapuilla, jotka kertovat itselleni, missä vaiheessa eri korttien tehtävät ovat.

Bujon säännöt on tarkoitettu rikottaviksi

Bujo eli bullet journal on tyhjä vihko tai muistikirja, josta tehdään juuri sellainen kalenteri kuin itse haluaa. Pääsääntöjä on kaksi.

  1. Etene isoimmasta pienempiin.
  2. Toisto.
esimerkki_bullet_journal_bujo

Kuva: Estée Janssens, Unsplash

Innostuin ajatuksesta heti, kun kuulin siitä ensimmäisen kerran. Mutta en ole koskaan saanut kiinni jatkuvasta listojen uudelleen ja uudelleen kirjoittamisesta. Tai muusta paperille piirtelystä. Heureka-hetken koin, kun luin visuaalisestivaativa.fi-blogin ajatuksia bujosta.

”Hauskinta ja itseasiassa olennaisinta bujossa on nimittäin niiden sääntöjen rikkominen.”

Päätin rikkoa sääntöjä reilusti ja siirtää koko homman sähköiseksi. Ja johan alkoi toimia. 

Miksi sähköinen bujo toimii minulle?

Itselleni sähköisen bujon tärkeimmät edut ovat seuraavat:

  • tehtäviä on helppo siirtää luettelosta toiseen – aikaa säästyy
  • DL-päivämäärät ja tarvittaessa hälytykset on helppo asettaa
  • sisällysluetteloa ei tarvita – myöskään päivittää 
  • koko ”kalenteri” näkyy yhdellä silmäyksellä
  • luetteloita on tarvittaessa helppo lisätä tai poistaa

Miten kanban liittyy tähän?

Oman Trello-bujoni rakenne on luontaisesti lähellä kanbanin periaatteita, joten oli luontevaa ottaa myös tämä näkökulma mukaan toteutukseen. Käytännössä vuosisuunnitelma ja kuukausilista sekä mahdolliset eri osa-alueille tehdyt koontilistat ovat TO DO -listoja. Viikkolistat ovat näiden pohjalta tehtyjä aikataulutetumpia suunnitelmia. Tänään-luettelo on WIP-lista. Kuukausiarkisto on DONE. Nimilapuista näkyy, onko tehtävä aloitettu (oranssi), odottaako se jotain toiselta osapuolelta (tummansininen), onko tehtävä valmis (vihreä) tai olenko todennut, että ei sitä tarvitsekaan tehdä (punainen) jne.

Miltä se sitten näyttää?

Oman bujo-kanban-trelloni perustana on vuosisuunnitelma, johon sijoitan pitemmän aikavälin tavoitteet ja suunnitelmat. Ensin vuosisuunnitelmaan ja siitä vähitellen kuukausiin.

bullet_journal_bujo_vuosisuunnitelma

Päivittäisen työskentelyn perustana on To Do -taulu, jossa ensimmäisenä ja tärkeimpänä on päivän tehtäväluettelo, jota seuraavat kuluvan viikon ja kuukauden luettelot, sekä kuluvan kuukauden arkisto. Näihin kirjaan tavoitteet ja tehtävät hyvinkin yksityiskohtaisesti, tarpeen ja tilanteen mukaan. Kun tehtävä on tehty tai totean, että sitä ei tarvitse tehdä, siirrän sen kuukauden arkisto -luetteloon.

bullet_journal-bujo_todo_luettelot

Näiden jälkeen tulevat mahdolliset isompien tehtäväkokonaisuuksien luettelot. Näitä teen ja poistan sitä mukaa, mille koen olevan tarvetta.

bullet_journal-bujo_todo_isot_kokonaisuudet

Lopussa ovat tulevien viikkojen luettelot noin kuukausi eteenpäin ja noin puolivälissä kuukautta myös tulevan kuukauden luettelo. Näihin kirjaan lyhyemmän aikavälin tavoitteita ja tehtäviä. Lisäksi lisään viikoittain kalenterista tärkeimmät menot ym. tulevan viikon luetteloon.

bullet_journal-bujo_todo_tulevat_viikot

Jos innostuit ajatuksesta ja haluat kokeilla, muista bujon sääntö – jokainen saa tehdä kalenteristaan oman näköisen.

Kaisa_Selamo_profiilikuva

Kirjoittaja Kaisa Selamo on ympäristöstä, hyvinvoinnista, viestinnästä ja valmentamisesta kiinnostunut diplomi-insinööri, joka jakaa aikansa perheen, työnhaun ja itsensä kehittämisen kesken. Suunnitelmissa on uusi suunta uralle.

 

 

 

 

Myös näistä Piilo-osaajien blogiteksteistä voit saada ajatuksia tehtävien- ja ajanhallintaan niin työnhaussa, työelämässä kuin arjessakin:

Itseohjautuvuus työelämässä ja työnhaussa

Itseohjautuvuudesta työelämässä on kirjoitettu paljon artikkeleita ja blogeja viimeisten vuosien aikana. Itseohjautuva henkilö kykenee työskentelemään itsenäisesti ilman ulkopuolista ohjausta, ja tämä jos mikään pätee työnhakuun.

Työnhakijana toimit kuin yksinyrittäjä, vastaat itse projektien suunnittelusta, läpiviemisestä ja loppuun saattamisesta. Päätät itse, miten aikasi käytät, sovit itse kaikki tapaamiset, kirjoitat hakemukset ja valmistaudut haastatteluun. Työnhaussa ei ole muuta vaihtoehtoa kuin olla itseohjautuva, kun ympärillä ei ole esimies tai työkaveri vaatimassa tiettyjen asioiden hoitamista.

Itseohjautuvuus edellyttää henkilöltä uusien taitojen omaksumista, ja omalta osalta olen saanut toteuttaa tämän päivittämällä omat työnhakuvalmiudet vastaamaan nykypäivän vaatimuksia sekä opiskelemalla uusia taitoja itsenäisesti verkko-opiskelun avulla.

On oltava motivoitunut, periksiantamaton, joustava ja aktiivinen, jotta työnhaku tuottaa tulosta eli seuraava työpaikka löytyy. Työnhaku on rankkaa, joskus turhauttavaa ja se vie useimmiten paljon aikaa. Töitä hakiessa tulee motivoitua yhä uudestaan. Uutta työpaikkaa ei aina löydy helpolla, vaikka sinulta löytyisi kuinka viimeisen päälle hiottu työhakemus ja CV. Ei saa lannistua vaan pitää olla periksiantamaton ja siirtyä seuraavan hakemuksen tekemiseen tuota pikaa.

Haettavalle työpaikalle ei kannata asettaa liian tarkkoja kriteereitä, vaan olla joustava ja utelias, jotta jokin potentiaalinen työ ei mene sivu suun. Vaatii joustavuutta nähdä erilaisia vaihtoehtoja ja mahdollisuuksia. Aktiivisuus on hyvin tärkeää työnhaussa, ja se ei tarkoita pelkästään hakemusten laatimista ja lähettämistä vaan myös esimerkiksi verkostoitumista, opiskelua ja itsestä huolehtimista työnhaun lomassa.

Itseohjautuva työskentely vaatii myös ajanhallinnan kykyä, priorisointia ja järjestelmällisyyttä. Anna Perho on kirjoittanut oppaan nimeltä Antisäätäjä, jossa hän antaa vinkit fiksulle ajankäyttäjälle. Hänen ajanhallinnan neuvonsa perustuu suunnitelmallisuuteen. Aamulla tehdään realistinen päiväsuunnitelma ennen kuin ryhdytään toimeen, kerran tunnissa tarkistetaan, ollaanko oikeilla jäljillä ja päivän lopuksi tarkastellaan, onko päivä mennyt suunnitelmien mukaisesti. Myös monet uraohjaajat neuvovat suunnittelemaan jokaista päivää, ja asettamaan päivän tavoite, sekä seuraamaan päivän lopussa, tuliko asiat tehtyä suunnitellun mukaisesti.

Työnhaussa harjoiteltu itseohjautuvuus on helppo ottaa mukaan seuraavaan työpaikkaan ja hyödyntää opitut taidot uudessa tehtävässä heti alusta.

Kirjoittaja Ann-Charlotte Nyblom on uusia suuntia etsivä taloushallinnon osaaja, joka nauttii uuden oppimisesta ja yhdessä tekemisestä.

palapeli_yhdessä

Rutiineista ruutia työnhakuun

Työnhaku voi toisinaan tuntua varsin kaoottiselta ja motivaatio häilyä. Tätä voi hallita luomalla itselleen rutiineja ajanhallintaan. Keskeytysten hallinta, priorisointi ja vaiheistaminen parantavat keskittymistä.

Kokosimme muutamia ideoita kalenterin, sähköpostin ja somen käyttöön.

Kalenteri

Kalenteriin merkataan ensin viikottain ja kuukausittain tapahtuvat säännölliset tapahtumat tai tehtävät asiat, kuten te-toimiston oma asiointiin kurkistaminen, työnhakemusten kirjoittamiseen varattu aika sekä lisätään satunnaiset kalenterivaraukset. Tässä välissä voi olla hyvä pohtia myös mitä muita tapahtumia arjessa toistuu ja olisiko niille hyvä varata aikaa kalenterista jo etukäteen.

Lopuksi upotetaan kalenteriin muut työnhakuun liittyvät tehtävät, joita voivat olla esimerkiksi elämäntilanteen tarpeisiin perehtyminen ja itsetuntemuksen kehittäminen. Työnhakua voi myös jäsentää kvartaaleittain ja tehdä siitä projektimaista unohtamatta kuitenkaan työnhaun peruspilareiden rakentamista ja omasta hyvinvoinnista huolen pitämistä. Mikä on työnhakuun liittymätön asia, jonka haluat ehdottomasti sisällyttää päiviisi tai viikkoihisi?

Sähköposti

Sähköpostin tehokas käsittely on yksi helpoimmista tavoista hävittää aikasyöppöjä rutiineistaan. Sähköpostin lukemiseen kannattaa varata yksi tai kaksi ajankohtaa ja toteuttaa tuolloin tehokasta sähköpostirutiinia. Kun viestit käsittelee saapumisjärjestyksessä ja toteuttaa niiden kanssa kolmen T:n taktiikkaa (tuhoa, tee, tehtävälistalle), Inbox pysyy tyhjänä ja pysyt sähköpostisi kanssa ajantasalla.

Some-kanavat

Sosiaalisen median kanssa kannattaa istua hetkeksi miettimään mihin mitäkin kanavaa haluaa käyttää ja kuinka paljon. Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram jne. ovat kaikki omanlaisiaan yhteisöitä ja alustoja. Käytätkö kaikkia ammatillisen identiteetin luomiseen? Varaatko osan vain vapaa-ajan asioille? Vai voisiko jossain kanavassa olla peräti aivan oma niin sanottu virallinen profiili?

Käyttötaajuus on hyvä myös miettiä: päivittäin, viikottain vai kiinnostavien juttujen osuessa kohdalle? Kaikissa kanavissa on kuitenkin hyvä muistaa, että mitä enemmän on äänessä, sitä enemmän näkyy. Parhaan näkyvyyden saa siis säännöllisellä aktiivisuudella. Ja sillä, että perehtyy alustan algoritmeihin ja toimii niiden mukaisesti.

Ajanhallintaa ja hyvää tuulta voi lisätä myös kuuluminen työnhakuyhteisöön. Piilo-osaajat tarjoaa siihen kuplivan, sisältöä tuottavan yhteisön, johon voit nyt liittyä riippumatta siitä, missä päin Suomea tätä luet. Lisätietoja piilo.osaajat@gmail.com.

450A6191_c

Satu Manner on uraloikkaa yliopistomaailmasta teollisuuteen ottava
materiaalitekniikan diplomi-insinööri, joka mutkittelee kohti taustaansa
sopivaa kiinnostustensa mukaista asiantuntijatehtävää.

 

 

 

 

cvkuvaAnnamaija Åhman on uransa uusilla askelilla tasapainoileva konetekniikan
diplomi-insinööri, joka innostuu laadusta, asiakaskokemuksista ja
hyväkuntoisista puruista välipohjassa.

 

Vinkkejä ajanhallintaan asiantuntijatyössä

Arkipäiväämme on tullut osaksi kiire ja stressi. Meillä on jatkuva tavoitettavuuden harha, koska sähköiset viestintäkanavat ja somen käyttö ovat lisääntyneet. Informaatioähky on lisääntynyt ja olemme koko ajan kiinni tiedossa. Kiristynyt kilpailu, täydellisyyden tavoittelu, työpaikan tai tulojen menettämisen pelko sekä yksityiselämän todellisuuden kohtaamisen pelko aiheuttavat meissä stressiä.

Insinööriliiton uraneuvoja Anu Kaasalainen antaa useita vinkkejä ajanhallintaan asiantuntijatyössä. Ajanhallinnassa ja itsensä johtamisessa puhutaan erikseen yksilön ja työnteon yhteisön haasteista. Itsensä johtaminen on parhaimmillaan kyky ajatella keskittyneesti, kykyä monistaa omaa työpanosta delegoimalla tai hyödyntämällä jo kerran tehtyä sekä kykyä nähdä isot kokonaisuudet pieninä asiakokonaisuuksina.

Hallitse keskeytyksiä ja paranna keskittymistä

Keskeytykset työssä aiheuttavat ajanhallinnan haasteita. Sähköpostista kannattaa muuttaa asetuksia ja laittaa hälytykset pois päältä. Tiedämme myös, ettei somea pitäisi katsoa liian usein, mutta silti teemme niin. Tiedämme siis mitä pitäisi tehdä, mutta emme toimi niin. Muutos toimintaan tapahtuu vasta kun henkilöllä on riittävä kipinä tehdä asioita.

Keskittymisrauhaa voidaan turvata etätyöllä, tilaratkaisuilla ja tarkoituksenmukaisella teknologialla. Harjoittele hallitsemaan keskeytyksiä ja omia reaktioita keskeytyksiin. Ota keskittyminen osaksi arkea ja mieti millä pystyt itse parantamaan keskittymistä. Aseta tavoite, tunnista ärsykkeet, tee tietoinen päätös, etsi mielihyvää keskittymisen tuloksista ja näin muodostuu uusi tapa. Mitkä ovat tietoisia tapoja, joilla sinä ohjaat itseäsi?

Priorisoi ja vaiheista 

Priorisointi on asiantuntijalle paras tapa hallita työkuormaa. Edellytyksenä on, että kokonaiskuvan tulee olla hallussa. Asioita kannattaa pilkkoa ja kiireessä on muistettava asioiden tärkeys eikä pelkkä kiireellisyys. Ota hetkeksi etäisyyttä asioihin ja mieti kokonaisuutta. Pitää osata luopua ja kyseenalaistaa ja luottaa siihen, että delegointi toimii.

Vaiheista ja tarkkaile omaa työtäsi, koska se tekee työn etenemisestä näkyvää ja edistää ajanhallintaa ja ennustettavuutta. Pilko tehtävät pienempiin osiin, merkitse tehtäviä kalenteriin ja varaa aikaa oman työn suunnittelulle. Omaa työtä arvioimalla oppii tunnistamaan omat työtavat ja mahdolliset riskipaikat kun sijoittaa tehtäviä itselle tehokkaisiin ajankohtiin. Aikavarkaiden tunnistaminen on myös tärkeää. Mitkä ovat sinun aikavarkaitasi?

Tiimitason ja yksilötason vinkit ajanhallintaan

Työkalu ajanhallinnan avuksi tiimitasolla on yhteinen Kanban-taulu japanilaisen filosofian mukaan. Tauluun kootaan ajatuksia, jotka on jo tehty, jotka pitäisi tehdä ja asiat joita tehdään. Arkiseen tiedonvälitykseen sopii sähköpostin sijaan Slackbot tai Disboard. Työretriitit sopivat erityisesti toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

Työkaluja ajanhallinnan avuksi yksilötasolla ovat Pomodoro-tekniikka, jossa 25 minuuttia työtä ja 5 minuuttia taukoa vuorottelevat. Sammakkotehtävissä tunnistetaan vaikeimmat tehtävät ja tehdään ne ensimmäisenä aamulla. Top 3-tehtävälistoilla listataan edellisenä päivänä tulevat tehtävät. BulletJournal eli muistivihko-kalenterointi-tekniikka, sähköpostiaika tai yksi kalenteri kerrallaan, värejä hyödyntämällä ovat hyviä apuvälineitä. Mikä työkalu sopisi sinulle?

Ajanhallintaa voi myös pelillistää erilaisilla mobiilisovelluksilla. Valmiita pelejä mobiilialustoille ovat esimerkiksi Habitica, Epic Win, LifeRPG, Task Hammer ja Chore Wars. Erilaisia mindfulness sovelluksia on myös tarjolla runsaasti. Mikä sovellus tukisi sinun ajanhallintaasi?

Jokainen voi itse vaikuttaa ajanhallintaan ja itsensä johtamiseen. Niillä on vaikutusta oman työn kautta tiimiin ja organisaatioon sekä heijastuvat vapaa-ajalle. Keskittymällä ja asettamalla asiat tärkeysjärjestykseen voit saavuttaa itselleen tasapainon ajanhallintaan. Kuinka sinä johdat itseäsi ja omaa ajanhallintaasi?

Meri VuorivirtaMeri Vuorivirta on unelmatyötä tavoitteleva innostuja, insinööri, diplomi-insinööri ja kolmen lapsen äiti.