Etätyö – kohti unelmaa teknologian, viestinnän ja luottamuksen siivittämänä

Kuva: Jari Aaltonen

Etätyöstä asiantuntijatyössä on haaveiltu ainakin 1990-luvulta lähtien, mutta koronapandemian vaikutuksesta siitä on tullut todellisuutta yhä useammalle. Kehittynyt viestintäteknologia tukee kommunikointia työnantajan ja toisten työntekijöiden kanssa, mikä puolestaan lisää luottamusta.

Etätyöllä tarkoitetaan Tyosuojelu.fi-sivuston mukaan joustavaa, vapaaehtoisuuteen ja sovittuihin sääntöihin perustuvaa ansiotyötä, jota voidaan tehdä myös varsinaisen työpaikan ulkopuolella. Olennaista etätyölle ovat ajasta ja paikasta riippumattomat työjärjestelyt. Työaika voi olla joko osittain tai kokonaan etätyötä.

Viestintäteknologian kehittymisen myötä etätyöjärjestelyt ovat lisääntyneet voimakkaasti eri toimialoilla. Erityisesti tämä pitää paikkansa tieto- ja asiantuntija-aloilla, mutta myös esimerkiksi puhelinmyyntiä ja tuotteiden valmistusta voidaan tehdä etänä. Nykyisin työntekijä voi olla tehokkaalla tavalla yhteydessä työnantajaansa tietoliikenneverkkojen avulla ja yhteydenpito sujuu helposti.

Toimistotyössä säännöllinen etätyö voidaan järjestää niin, että työntekijä tekee kaikki tai osan töistään työpaikan ulkopuolella. Käsiteltävä tietoaineisto välitetään yrityksen ja työntekijöiden tietokoneiden välillä esimerkiksi työnantajan järjestämän suojatun verkkoyhteyden (VPN) kautta ja kokoukset pidetään videoneuvottelupalvelun avulla. Etätyömahdollisuuden tarjoaminen työntekijälle edellyttää työnantajan vahvaa luottamusta työntekijään ja mahdollisuutta pilkkoa työ itsenäisesti suoritettaviin osiin.

Kuva: Jari Aaltonen

Oma unelma etätyöstä heräsi yli 30 vuotta sitten. Mutta ennen kuin kerron siitä tarkemmin, pohditaan ensin hieman etätyön etuja ja haittoja. Näitä jouduin itse punnitsemaan. Seuraava pohdiskelu pohjautuu pitkälti Jenni Peräisen artikkeliin Etätyön hyödyt ja haitat.

Etuja ja haittoja

Etätyö houkuttelee monesta syystä. Seuraavassa joitakin tärkeimpiä.

• Joustavuus ajan ja paikan suhteen. Töitä voi tehdä itselleen mieluisassa ympäristössä ja itselleen sopivaan aikaan. Etätyössä työntekijä saa organisoida ja aikatauluttaa päivänsä itse, joten hän voi tehdä työtä ja pitää taukoa silloin, kun itselle parhaiten sopii. Esimerkiksi tauot voi järjestää siten, että esimerkiksi kaupassa, lääkärissä tai pankissa käyminen tai vaikka kaverin kanssa kahvittelu on mahdollista niiden aikana. Tämä on tärkeimpiä syitä harkita etätyötä.
• Työmatkassa säästyvä aika ja raha. Varsinkin pitkillä matkoilla tai suurkaupunkien ruuhkissa ajatus, että matka-ajan voisi viettää mukavammin, tuntuu houkuttelevalta. Parhaimmassa tapauksessa säästyy jopa tunteja päivästä, mikä puolestaan vähentää kiirettä ja nostaa työntekijän tyytyväisyyttä. Kun matka ei rajoita työntekoa, ei välttämättä tarvitse vaihtaa asuinpaikkaa työn perässä. Kaikki tämä säästää myös rahaa.
• Perhe- ja työelämän sovittaminen yhteen. Kun työpaikka on kotona, on helpompi tasapainottaa perhe- ja työelämänsä entistä tyydyttävämmin. Lähellä perhettä on helpompi hoitaa sen velvoitteet työn ohessa. Lastenhoito on silti syytä järjestää erikseen. Samoin ikääntyvistä vanhemmista huolehtiminen onnistuu paremmin, jos voi asua suhteellisen lähellä heitä.
• Työrauha ja keskittyminen. Yleensä kotona saa suuremman työrauhan kuin toimistolla, joten ihmisen on helpompi keskittyä ja työteho kasvaa. Varsinkin luovilla aloilla keskittyminen vaatii häiriötöntä ympäristöä. Jos keskeytyksiä on runsaasti, ei ole mahdollista saavuttaa kaikkein luovinta tilaa eli ns. flow -tilaa.
• Motivaatio. Etätyöstä saatavat hyödyt vahvistavat työmotivaatiota. Motivoitunut työntekijä näkee siis työnsä merkityksellisenä ja arvokkaana, ja tekee siten paitsi hyvää tulosta myös hyvää jälkeä. Kun ihminen on tyytyväinen työhönsä, hän on myös motivoitunut sitä tekemään.

Etätyöstä haaveilevan on pohdittava myös sen varjopuolia ja sitä, miten selättää ne. Seuraavassa on lueteltu joitakin sudenkuoppia ja keinoja välttää ne.

• Kurinalaisuus. Etätyö vaatii työntekijältä kurinalaisuutta sekä itsensä ja ajan hallintaa. Kaikille ihmisille tämä ei ole luontaista, mutta se on silti opittavissa. Useimmat sudenkuopat voidaankin välttää noudattamalla järjestystä ja itsekuria.
• Häiriötekijät. Kotioloissa voi olla haastavaa pidättäytyä työaikana pelkästään työasioissa. Maksamattomat laskut, pesemättömät pyykit tai tiskipöydällä lojuvat astiat odottavat kutsuvasti hoitajaansa. Myös erilaiset häiriötekijät, kuten kännykkä, tietokone ja some, voivat vaikeuttaa keskittymistä ja pitkää yhtäjaksoista työskentelemistä.
• Loppuun palaminen. Työtä tulee helposti tehtyä yhtäjaksoisesti liian pitkään tai liian monta tuntia vuorokaudessa. Kun työ on kiinnostavaa eikä selkeää työaikaa ole, saattaa huomata uppoutuneensa koko päiväksi työasioihin. Liiallinen työskentely ilman taukoja tai selkeää rajaa työn ja muun elämän välillä saattaa ajaa työntekijän nopeasti ylikuormitustilaan. Kun tarvittavat koneet ja laitteet työn tekemiseksi ovat aina lähellä, voi olla vaikeaa erottaa työtä ja vapaa-aikaa toisistaan. Vaarana on loppuun palaminen.
• Sosiaalinen eristäytyminen. Etätyössä on hyvä muistaa myös muu elämä ja käydä tavalliseen tapaan ulkoilemassa tai tapaamassa ystäviä. Kodin ovien ulkopuolelle lähteminen pakottaa kanssakäymisiin eri ihmisten kanssa.
• Liikunnan puute. Kun työ on koukuttavaa ja mielenkiintoista eikä säännöllistä työaikaa ole, saattaa työn tohinassa liikunta unohtua. On hyvä muistaa, että ihminen tarvitsee säännöllisesti liikuntaa pysyäksesi hyvässä kunnossa. Aivan kuten varaamme aikaa syömiseen ja nukkumiseen, on tärkeää, että varaamme sitä myös liikkumiseen.
• Ergonomia. Työympäristöön saattaa liittyä haasteita, joiden myötä tuki- ja liikuntaelimistön oireet saattavat alkaa tai pahentua. Kotitoimistolla ergonomian kanssa täytyy joskus olla luova. Niinpä keittiönpöydän lisäksi töitä voi tehdä esimerkiksi sohvalla, sängyllä, lattialla tyynyn päällä, parvekkeella tai kotipihalla. Voit asettaa tietokoneen korkean lipaston päälle tai tehdä seisomatyöpisteen nostamalla kirjapinon pöydälle ja tietokoneen sen päälle.

Kuva: Jari Aaltonen

Oma matka kohti unelmaa

Kesällä 1991 sain luvan tehdä ansiotyötä viikon kesämökillä. Sain ottaa tietokoneen mukaan Helsingin toimistosta ja tehdä tietyn kokonaisuuden etänä. Tuohon aikaan ei puhuttu etätyöstä. Käytössä ei ollut Internetiä eikä matkapuhelimia. Koetin kerran ottaa yhteyttä työpaikalle lankapuhelimella, mutta puheluun ei kukaan vastannut. Oli kesäloma-aika. Mutta unelma etätyöstä oli herännyt. Niinpä kysyin työnantajalta, olisiko tällainen järjestely mahdollista toisenkin kerran. Siihen vastattiin suoraan, että kotona tehtävää työtä ei hyväksytä.

Seuraavan kerran sain tehdä etätyötä toisen työnantajan palveluksessa kesällä 2008 ja 2009. Olin viikon vanhempien luona ja sain ottaa kannettavan tietokoneen mukaan. Tehtävänäni oli pieniä korjauspäivityksiä tarpeen mukaan. Viestintä tapahtui sähköpostin ja puhelimen välityksellä sekä suojatun yhteyden avulla toimiston tietokoneelle. Mobiiliverkkoyhteys oli hidasta ja yhteydet katkeilivat. Työ tuli kuitenkin tehtyä.

Vuonna 2010 muutin pois pääkaupunkiseudulta ja sovin työnantajani kanssa etätyöstä. Tehtävänäni oli toteuttaa tarkkarajaisia ja selkeästi määriteltyjä työkokonaisuuksia, jotka oli määritelty toimistolla. Toteutuksen yksityiskohdista keskusteltiin sähköpostin ja puhelimen avulla. Aina tällaisia kokonaisuuksia ei ollut, joten olin paljon lomautettuna. Ongelmaksi tuli myös työn valvonta. Yksi esihenkilö oli sitä mieltä, että minun pitäisi olla läsnä toimistolla. Ja huolta herätti myös tietoliikenneyhteys, vaikka tuolloin minulla oli käytössä nopeampi mobiiliverkko. Niinpä silloin, kun minulla oli työtä, kävin kaksi kertaa kuukaudessa toimistolla suorittamassa asiakkaalle tietokoneajoja, joita en saanut tehdä etänä. Nykyään tällaista työskentelyä kutsutaan hybridityöksi.

Tämän jälkeen vaihdoin työpaikkaa ja tein pätkätöitä, käytännössä täysin etänä. Viestintä työnantajan kanssa hoitui tässäkin tapauksessa sähköpostin ja puhelimen välityksellä, eikä se ollut säännöllistä. Tietoliikenneyhteytenä minulla oli valokuituverkko, joten nopeus ei ollut enää ongelma. Toisinaan tehtävänanto oli selkeä, jolloin sain sen tehdyksi. Jotkin tehtävät olivat laajoja. Olin niistä yksin vastuussa, minulta puuttui tarvittavaa tietämystä eikä ollut ketään keltä kysyä, joten en kyennyt saamaan niitä valmiiksi.

Etätyönä laajassa merkityksessä voidaan pitää myös vapaaehtoistyötä ja työnhakua. Korona-aikana minulle tuli tutuiksi videoneuvottelupalvelut, kuten Zoom ja Teams, sekä pikaviestisovellukset, kuten WhatsApp ja Slack. Vapaaehtoistyössä näiden avulla viestintä ryhmän kanssa oli säännöllistä. Esimerkkinä tästä voin mainita Piilo-osaajien työpajat. Myös työnhaku onnistui hyvin etänä: Hakemuspaperit työnantajan verkkosivulle, puhelimella sovittiin haastattelusta, joka voitiin toteuttaa videoneuvottelupalvelun avulla.

Unelma etätyöstä toteutui syksyllä 2022. jolloin pääsin sisään uuteen työhön ja työyhteisöön. Perehtyminen ja arkirutiini menevät samaan tapaan, kuten Piilo-osaajien Salla Hiltunen kuvailee blogissaan Etäperehdytys – kuinka päästä sisään uuteen työhön ja työyhteisöön etänä. Yksityiskohdissa on toki eroja, kuten esimerkiksi siinä, minkälaisia palavereja pidetään päivittäin ja viikon mittaan, mutta käytettävät teknologiat ovat samankaltaisia ja yhteisöllisyys rakentuu samaan malliin. Erona on myös se, että työni ei ole puhtaasti etätyötä. Tavoitteena oli aluksi käydä toimistolla kerran viikossa, mutta käytännössä se toteutuu paljon harvemmin. Äskettäin toimiston henkilöstölle tehtiin kyselytutkimus. Noin puolet vastaajista sanoi, että he käyvät ja haluavat jatkossakin käydä toimistolla harvemmin kuin kerran viikossa. Syyksi mainittiin pitkä matka, etäkokousten määrä sekä se, ettei kaikki työkaverit eivät ole paikan päällä.

Kirjoittaja Jari Aaltonen on kokenut ohjelmistosuunnittelija.