Ei mikään ”vain sihteeri”

Paineiset tilanteet paljastavat todellisen ammattitaidon myös sihteerin työssä.

Naisille sopivaa siistiä ja kevyttä sisätyötä toimistossa arkisin kello 8–16. Pitää pukeutua kauniisti ja käyttäytyä hillitysti. Muista pomojen miellyttäminen. Tärkeämpää on kiltteys kuin fiksuus.

Kliseiset mielikuvat sihteereistä ja sihteerin työstä ovat suorastaan järkyttäviä. Suomen Kuvalehden tutkimuksessa vuodelta 2018 sihteeri oli arvostetuimpien ammattien listalla sijalla 274, kun listan hännillä sijoilla 379–399 olivat puhelinmyyjä, feissari ja tubettaja. Palkintokorokkeella patsastelivat kirurgi, erikoislääkäri ja lääkäri, joita seurasi liuta muita terveydenhuollon ammattilaisia. Jokainen, joka on joskus joutunut asioimaan (tai saanut asioida) terveyskeskuksessa tai sairaalassa, ymmärtää kyllä, miksi näin on. Totta kai ammatit, joissa pelastetaan henkiä ja autetaan ihmisiä, ovat arvostettuja, ja niin pitääkin olla.

Mutta oikeastaan arvostuslistat ovat kyllä täysin turhia ja ehkä myös menneen muinaiskulttuurin jäänteitä. Tähän viittaa esimerkiksi se, että ”perinteiset” ja helposti ymmärrettävät ammatit ovat aina listojen kärjessä, kun taas uudet, viime vuosikymmenen sisällä, syntyneet ammatit ovat järjestään vähemmän arvostettuja. Minun mielestäni kaikki lailliset ammatit ovat tärkeitä yhteiskunnallemme eikä kenenkään työpanos ole turha.

Halusin ottaa sihteerin sijoituksen tähän esimerkiksi, koska sihteereistä puhutaan edelleen ehkä keskimääräistä useammin vähättelevästi ja jopa pilkallisesti, toivottavasti kuitenkin enää vain kahvipöytien yksityiskeskusteluissa. Varsinkin yritysten johtotasolla sihteereiden arvostus on jo toivottavasti noussut sille tasolle, mille se kuuluu. Sihteerin nimikkeellä työskentelevät saattavat silti itsekin sanoa olevansa ”vain sihteereitä”. Ja tietysti tämä vain-status näkyy myös matalana palkkana. Ansiotaso johtunee myös sihteerikentän naisvaltaisuudesta.

Parhaimmillaan sihteeri on osa tiimiä Kuva: Mimi Thian / Unsplash

Usein vaativaa asiantuntijatyötä

Wikipedian mukaan ”sihteeri on toimistotyön ammattilainen, joka työskentelee toimistopalvelu-, tietohallinto- ja viestintätyössä erilaisissa organisaatioissa muun muassa yrityksissä, järjestöissä ja virastoissa”. Käytännössä sihteeri-nimikkeellä työskentelevien työnkuvat vaihtelevat laidasta laitaan mutta yhteistä niille lienee tietty silppumaisuus. Sihteerin työ ei myöskään yleensä sisällä esimiestyötä (siitäkö osaltaan matalat palkat?), mutta ei sekään ole poissuljettua. Sihteeri voi vaikkapa johtaa sihteerien tiimiä.

Vaikka paljon tehdään tietokoneella, kynä ja paperi ovat myös sihteerille tärkeitä työvälineitä. Kuva: Jess Bailey / Unsplash

Itse olen työskennellyt nyt vuoden koulutussihteerinä kansanopistossa. Minulla ei ole tehtävään varsinaista koulutusta, ja vuosi onkin ollut jatkuvaa uuden opettelua. Samalla arvostukseni sihteereitä kohtaan on noussut pilviin. Työssä tulisi jatkuvasti olla askeleen edellä (minä en vielä ihan kykene siihen) ja todella tarkka (tämä sujuu luonnostaan paremmin). Edistettäviä prosesseja on yleensä meneillään lukuisia yhtä aikaa, ja ne on pidettävä mielessä ja mukana. Kaikkea on kuunneltava todella tarkalla korvalla. Mutta vaikka kuinka varautuisi ja ennakoisi, aina tulee yllätyksiä, ja virheitä sattuu väistämättä joskus kaikille. Sihteerin todellista ammattitaitoa onkin se, miten hän toimii paineisissa tilanteissa ja kykenee ratkomaan ongelmia.

Sihteeri on usein yrityksessä se henkilö, joka on eniten tekemisissä sekä johdon että työntekijöiden kanssa. Hänellä on siis välittävä tehtävä, ja hänen tulee pystyä viestimään kaikkien työntekijäryhmien kanssa. Joskus sihteeri saattaa jopa toimia tulkkina johdon ja työntekijöiden välillä. Usein sihteerin työhön kuuluu myös asiakaspalvelua – niin minullakin. Kollegani kuvaili, että kun puhelin soi, asiakas voi kysyä ”ihan mitä vaan”. Olen ottanut periaatteekseni, että voin kyllä sanoa ”en tiedä vielä” mutta huolehdin myös siitä, että otan selvää ja palaan asiaan mahdollisimman pian. Joskushan kuulee sanottavan, ettei tietämättömyyttään saisi koskaan tunnustaa asiakkaalle, mutta minä ajattelen, että  – varsinkin kun edustan jatkuvan oppimisen organisaatiota – myös työntekijät voivat ilmaista olevansa vielä keskeneräisiä. Suurin osa asiakkaista onneksi ymmärtää, ettei kaikkia vastauksia pysty antamaan kuin apteekin hyllyltä – ei edes sihteeri.

Kokenut sihteeri on työyhteisölle kullanarvoinen, ja työn kaikkien vivahteiden löytäminen ja omaksuminen kussakin työympäristössä on vuosien prosessi. Olenkin oppinut viime vuoden aikana paitsi paljon uusia asioita, myös rutkasti armollisuutta itseäni kohtaan.

Post-it-laput ovat tulleet entistäkin tutummiksi viime kuukausina. Kuva: Patrick Perkins/Unsplash

Tiedonkulun varmistaja

Millaisia tehtäviä sitten sisältyy sihteerin tyypilliseen työpäivään? Minun työssäni esimerkiksi iso rooli on erilaisiin opiskeluun liittyvien tietojärjestelmien käytöllä. Oppilaitosten saamaan valtionrahoitukseen liittyy raportointivelvollisuus, ja on myös hoidettava opiskelijoiden asioita muun muassa Kelan ja TE-toimiston kanssa. Neuvon osaltani opiskelijoita opintojen suunnittelussa. Kansanopistoarkeenkin liittyy monenlaista järjestelyä ja tiedottamista. Oppilaitoksemme tekee yhteistyötä Australiaan, ja hoidan esihenkilöni kanssa viestintää siihen suuntaan.

Aiempaan viestintätyöhöni nykyinen työni yhdistyy eniten juuri siinä, että tiedonkulku moneen suuntaan on ensiarvoisen tärkeää.

Saatuani uuden työpaikan läheiseni kuvaili sihteereitä työyhteisöjen ”tietopankeiksi”, ja seurattuani kokeneempia kollegojani voin allekirjoittaa tämän. He ovat rautaisilla hermoilla ja laajalla ammattitaidolla varustettuja monitaitureita.

Kirjoittaja Anna Vuorinen on toimittajan identiteettiä sydämessään vaaliva viestinnän ammattilainen, joka nauttii nykyisessä työssään erityisesti opiskelijoiden auttamisesta ja rohkaisemisesta.