Ryhmästä tiimiksi

Kuva: Hannah Busing / Unsplash

Yksilösuorittamisesta ja huippuyksilöiden nostamisesta jalustalle ollaan siirtymässä enemmän ja enemmän yhteisen ajattelun, tiimeissä työskentelyn ja onnistumisen suuntaan. Kukaan ei enää yksin kykene ratkaisemaan yhä kompleksisempia ongelmia. Tarvitaan yhä enemmän yhteistyötä myös ajattelussa sekä yhteistä ongelmanratkaisukykyä.

Tiimit onnistumisen mahdollistajina

Kun kuvataan useamman ihmisen yhteistä työtä, puhutaan joko työryhmistä tai tiimeistä. Välillä näitä kahta termiä käytetään synonyymeinä. Kirjassa Valmentava tiimin johtaminen tehdään kuitenkin selvä ero ryhmän ja tiimin välille. Ryhmä voi olla mikä tahansa joukko ihmisiä, jotka tekevät yhdessä töitä. Ryhmä lähinnä jakaa tietoa keskenään, vastuu on yksilöillä ja synergia ryhmässä jää parhaimmillaankin neutraalille tasolle. Tiimi on taas paljon enemmän kuin ryhmä. Tiimissä suoritus on kollektiivinen suoritus ja tavoite on yhteinen. Vastuu on niin yksilöllä kuin tiimillä yhteisesti, tiimin jäsenet kokevat synergiaa tiimissä. Tiimi on enemmän kuin jäseniensä summa. Kirjassa tiimi on määritelty seuraavasti:

”Tiimi on ryhmä ihmisiä, jotka ovat sitoutuneet yhteiseen tavoitteeseen. Tiimin jäsenet tarvitsevat toisiaan yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi; tässä työssä hyödynnetään erilaista osaamista. Tiimillä on yhteiset toimintamallit, prosessit ja pelisäännöt, joiden mukaisesti toimitaan. Tiimiläiset tekevät yhteistyötä sidosryhmien kanssa. He katsovat olevansa sekä yksilöinä että tiiminä toisten tiimiläisten kanssa yhteisvastuussa tiimin tuloksellisuudesta.”

Ryhmädynaamiset ilmiöt

Työyhteisön toimintamallit ja yrityskulttuuri ovat riippuvaisia työyhteisössä työskentelevistä ihmisistä. Ihmisen perustarpeisiin kuuluu autonomia, mutta toisaalta tarvitsemme myös toisiamme ja halumme kuulua joukkoon. Tämä on ristiriitaista, ja vaikuttaa siihen, miten yksilöt ryhmässä toimivat. Ryhmissä, olipa sen koko kaksi henkilöä tai vaikkapa 20 henkilöä syntyy aina ryhmädynaamisia ilmiöitä. Ryhmäilmiöt vaikuttavat kuinka hyvin tai huonosti ryhmän jäsenien yhteinen potentiaali saadaan käyttöön.

Ryhmän koko vaikuttaa siihen kuinka merkittävästi ryhmädynaamiset ilmiöt vaikuttavat ryhmän toimintaan. Asiantuntijaorganisaatiossa ideaalinen ryhmän koko on noin 6-8 henkilöä. Ryhmä toimii parhaiten, kun kaikki ryhmän jäsenet voivat olla vuorovaikutuksessa toistensa kanssa.

Kuva: Jason Goodman / Unsplash

Ryhmä tarvitsee aina vetäjän, joka kuuntelee ryhmää ja ympäristöä. Ryhmän vetäjä käy valmentavaa dialogia ryhmän jäsenien kanssa ja tarjoaa tukea tarvittaessa. Ilman johtajaa tunneperäiset reaktiot ja irrationaaliset uskomukset saattavat vaikeuttaa ryhmän tavoitteen saavuttamista.

Ryhmässä tapahtuu mukautumista. Mukautunut ryhmän jäsen alkaa toimia kuten valtaosa ryhmästä, vaikka olisi oikeastaan eri mieltä. Voimakas mukautuminen saattaa johtaa yhdensuuntaisiin ja huonoihin päätöksiin. Ryhmän jäsenet saattavat alkaa välttämään asioiden kriittistä tarkastelua ristiriitojen pelossa.

Varsinkin isoissa ryhmissä esiintyy sosiaalista laiskottelua ja vapaamatkustusta. Sosiaaliseksi laiskotteluksi kutsutaan ilmiötä, jossa yksilö ajattelee, ettei hänen henkilökohtainen panoksensa ryhmän tavoitteen eteen ole todennettavissa. Näin ajatellen yksilö ei anna täyttä potentiaaliaan ryhmän tavoitteen saavuttamiseksi. Vapaamatkustus puolestaan on sitä, että ryhmän jäsen ei usko, että hänen työpanoksellaan on merkitystä.

Valta-, normi-, rooli-, kommunikaatio- ja tunnesuhteet ryhmässä

Ryhmässä esiintyy erilaisia valta-, normi-, rooli-, kommunikaatio-, ja tunnesuhteita. Todellinen valta ryhmässä on sillä, ketä kuunnellaan ja jonka sanomisiin reagoidaan. Kun valta osataan jakaa niin, että kaikkien mielipiteet tulevat huomioiduksi, ei työtä häiritseviä valtasuhteita pääse syntymään.

Normit ovat ryhmän sääntöjä ja sen jäseniin kohdistuvia yleisiä odotuksia. Normit voivat olla myös kirjaamattomia. Ryhmässä voi syntyä tilanne, että kaikki eivät ole tietoisia kaikista säännöistä ja odotuksista. Toimivassa työyhteisössä säännöistä keskustellaan ja ne sovitaan yhdessä. Säännöt ohjaavat yhteistä tekemistä kohti tavoitteita. Säännöt tukevat yksilön hyvinvointia ja ryhmän suoriutumista.

Roolit ovat tehtävien ja odotusten kokonaisuuksia, jotka kohdistuvat ryhmän jäseniin. Rooliristiriidat haittaavat tavoitteiden saavuttamista, ja epäselvät tehtävänkuvat turhauttavat. Työyhteisössä olisi tärkeä huolehtia, että ryhmän jäsenet tietävät mitä kollegat tekevät ja miten tekemiset linkittyvät toisiinsa. Kommunikaatiosuhteita tarkastellessa merkittävää on tutkia jäsenten välistä vuorovaikutusta; keiden välillä vuorovaikutusta tapahtuu ja keiden ei.

Ryhmän tunnesuhteita pidetään suhteellisen pysyvinä ja niiden tila määrittää ryhmän toimivuuden tai toimimattomuuden. Toimivassa työyhteisössä siellä esiintyviä tunteita käsitellään avoimesti. Tunteiden käsittely vapauttaa voimavaroja tavoitteen saavuttamiseksi.

Kuva: Brooke Cagle / Unsplash

Toimiva tiimi

Toimivassa tiimissä vallitsee luottamus, turvallisuuden ja yhteenkuulumisen tunne. Vuorovaikutus on avointa ja tasa-arvoista. Toimivalla tiimillä on vetäjä ja selkeät yhteiset tavoitteet, joiden eteen töitä tehdään. Epätäydellisyys ja keskeneräisyys pystytään hyväksymään ja erilaisuuden arvo ymmärretään. Toimivassa tiimissä reagoidaan muuttuvaan tilanteeseen nopeasti. Tiimin jäsenille annetaan tilaa kehittyä.

Tiimin vetäjä käy valmentavaa dialogia tiimin kanssa. Seuraavien asioiden miettiminen ja toteuttaminen vie työryhmää kohti aidosti toimivaa tiimiä.

1) Tiimin tarkoitus kirkkaaksi – millä me oikeutamme olemassaolomme?
2) Tiimiunelma eläväksi – positiivinen tunne-energia parantaa tiimin tuloksia
3) Tiimin tavoitteet yhteiseksi – tiimi tarvitsee yhteiset tavoitteet ollakseen tiimi
4) Toimintasuunnitelma todeksi – tavoitteet konkretisoidaan toimintasuunnitelmassa
5) Roolit selkeiksi – tiimin vahvuudet esille, missä sinä olet hyvä?
6) Odotukset näkyviksi – palvelulupaukset johtamisen välineenä
7) Pelisäännöt yhteisiksi – luovat kehyksen tiimin yhteiselle tekemiselle
8) Päätöksentekotavat sovituksi – kuka milloinkin tekee päätöksen ja mistä asiasta
9) Palaverikäytännöt toimimaan – laatuun panostaminen; aikataulu, agenda ja tavoite
10) Arvot merkityksellisyyden vahvistajana – jokaisen valinnan ja päätöksen takaa löytyy jokin arvo

Kilpailu yritysmaailmassa on kovaa. Olemassa olevista resursseista kannattaa hyödyntää koko potentiaali. Valmentavalla tiimien johtamisella saadaan merkittäviä tuloksia ja tiimin koko potentiaali käyttöön.

Tarja on B2B myynnin ja myynnin kehittämisen ammattilainen. Tällä hetkellä hän opiskelee kaksivuotista Johdon työnohjaaja ja Coach-tutkintoa Sued Management Oy:ssä. Hän on myös valmistunut Palautumisohjaaja®:ksi PalautumiskouluPRO:sta. Tarjan missio on auttaa yrityksiä kasvattamaan liikevaihtoa lisäämällä aitoa tiimityötä ja yhdessäohjautuvuutta yrityksissä, sekä antamalla työkaluja palautumiseen ja työhyvinvoinnin lisäämiseen. Tarjan tavoite on työllistyä rooliin, jossa esimiestyö ja myynnin kehittäminen ovat keskiössä.

Lähteenä käytetty kirjaa Valmentava tiimin johtaminen.