Etäryhmätyöskentelyn muistilista: näin saavutat virtuaalisen työpajan tavoitteet fasilitoinnin avulla

Kuva: Artem Podrez / Pexels

Mitä kannattaa ottaa huomioon virtuaalisten työpajojen toteuttamisessa? Ensimmäistä kertaa järjestetty Piilo-osaajien osaajaprofiilikoulutus opetti etäfasilitoimisesta tälle ensikertalaiselle paljon. Ota fasilitaattorin muistilistasta talteen!

Pääsin toimimaan ensimmäistä kertaa fasilitaattorina, kun Piilo-osaajien ihka ensimmäinen osaajaprofiilikoulutus näki päivänvalon. Kurssi koostui kahdesta varsinaisesta etätapaamisesta sekä pohjustavasta kick-off-tapaamisesta. Osaajaprofiilikurssin tarkoituksena on saada osallistujat mylläämään omaa osaamistaan ja sanoittamaan sitä profiilin muotoon. Ihanne olisi, että kaikki osallistujat saisivat profiilinsa julkaisukuntoon kurssin myötä. Oppeja voi kuitenkin soveltaa muuhunkin, eikä profiilin julkaiseminen ole pakollista. Osaamisen pohtimisesta on joka tapauksessa hyötyä!

Suurin kiitos kurssin onnistumisesta kuuluu tähtifasilitaattorillemme Heidi Wahlille. Ryhmätyöskentelyssä fasilitaattorilla on aina paikkansa, mutta varsinkin virtuaaliryhmissä tarvitaan henkilöä, joka ohjaa toimintaa oikeaan suuntaan. 

Mitä fasilitointi tarkoittaa?

Fasilitoinnissa on kyse ryhmäprosessien helpottamisesta (lat. facil). Fasilitaattorilla on takataskussaan oikeat työskentelytavat, joiden ansiosta ryhmä kykenee toimimaan rakentavasti. Fasilitointi eroaa puheenjohtajuudesta siten, että puheenjohtaja vastaa sisällöstä, mutta fasilitaattori on sisällön suhteen neutraali ja vastaa työskentelyn etenemisestä. Osaajaprofiilikoulutuksella oli toki selkeä päämäärä, eli saada osallistujat pohtimaan osaamistaan ja löytämään keinoja sanoittaa sitä. Fasilitaattori on kuitenkin sisällön suhteen neutraali, vaikka hänen suunnittelemansa harjoitukset ja kysymykset voivat olla tiettyyn tavoitteeseen pyrkiviä. Saija Vuorinen on kirjoittanut Piilo-osaajien blogiin kattavan kirjoituksen fasilitoimisesta ja sen merkityksestä työpaikalla. 

Kuva: Anna Shvets / Pexels

Mitä etätyöskentelyn fasilitaattorin kannattaa muistaa?

Vaikka olen yliopistossa käynyt ryhmäviestinnän kursseja ja ymmärrän teoriassa monia ryhmätyöskentelyn sudenkuoppia, Heidin esimerkki opetti minulle konkreettisia etäfasilitoinnin niksejä. Tässä joitakin vinkkejä etätapaamisen fasilitointiin:

• Etätilaisuuden kutsussa on hyvä kertoa tapaamisen speksit selkeästi, jotta osallistujat tietävät, millaista osallistumista heiltä odotetaan ja miten tapaamiseen pääsee mukaan. Jos luvassa on pienryhmätyöskentelyä, kannattaa pyytää osallistumaan rauhallisesta paikasta kuulokkeilla varustettuna.
• Tilaisuuden alussa on hyvä olla jäänrikkoja, eli jokin tehtävä, jolla saa osallistujat kätevästi tutustumaan toisiinsa, virittäytymään hetkeen ja fokusoitumaan päivän aiheeseen. Fasilitaattori varmistaa myös, että osallistujat ovat samaa mieltä toimintatavoista ja pelisäännöistä.
• Etätapaamisissa työskentely sujuu parhaiten, kun kaikilla osallistujilla on kamera päällä. Jos mikrofonin avaaminen jännittää, voi hyödyntää chattia.
• Käytimme kurssilla ennakko- ja välitehtäviä, joiden ansiosta osallistujilla oli tapaamiseen tullessaan jo jotain päivän aiheeseen liittyvää, josta pääsee heti keskustelemaan.
• Kurssilla keskusteltiin pienryhmissä, eli Zoomin breakout roomeissa. Pienryhmien ajatukset tuotiin virtuaalisen valkotaulun (me käytimme Padletiä) avulla isoon ryhmään. Näin kaikkien ajatukset saadaan kuuluviin koko ryhmälle.
• Tällaiseen etätapaamiseen on hyvä varata ainakin kaksi tuntia aikaa. Tauolle kannattaa jättää sopiva väli!

Fasilitointitaidot ovat nyt ehkä tärkeämpiä kuin koskaan, sillä niiden avulla (etä)ryhmätyöskentelyn tavoitteet saadaan täytettyä, eikä aikaa mene hukkaan.

Lähteenä käytetty teosta Nummi, P. & Kivistö, M. (2007). Fasilitaattorin käsikirja: Tarina siitä miten Ykä Hirvi vie ryhmän tuskasta tulokseen. Edita.

Kirjoittaja Sanni Kurvinen on valmistunut viestinnän maisteriohjelmasta, jonka opinnot valmensivat monenlaisten vuorovaikutusilmiöiden ymmärtämiseen.