Muutamia kokemuksia rekrytointiprosessin viestinnästä työnhakijalle

Uutta työtä hakiessa tulee kohdanneeksi erilaisia viestintätapoja organisaatiosta ja viestivästä henkilöstä riippuen. Yrityksien ja organisaatioiden näkökulmasta prosessi kenties etenee koko ajan, ja sisäisen viestinnän ansiosta rekrytointiprosessissa olevat henkilöt tietävätajantasaisentilanteen. Työnhakijalle tulee kuitenkin helposti vastaan eri pituisia ”radiohiljaisuuksia”.

Olen syksyn aikana kohdannut erilaisia tapoja, parempia ja huonompia. Alla muutamia tapauksia, joissa jokaisessa on hyviä elementtejä mutta myös niitä huonoja.

Tapaus 1: Tämä tapaus sai alkunsa jo loppukesästä, kun löysin mielenkiintoisen paikan. Osaamiseni ei ollut ihan täysosuma paikkaan nähden, mutta kirjoitin hakemuksen ja mietin, millä vahvuuksillani voisin korvata kokemuspuutteeni. Olinkin iloisesti yllättynyt, kun sain nopeasti tiedon, että pääsen tekemään ennakkotehtäviä. Tehtävät olivat mielenkiintoisia, ja vaikka ne tehtiin aikaa vastaan ja parantamisen varaa jäi, tästä vaiheesta jäi hyvä mieli. Sitten tulikin hiljaisuus, jota koitin rikkoa pari viikkoa tehtävien teon jälkeen kyselemällä sähköpostitse yhteyshenkilöltä, miten ja millaisella aikataululla seuraavaksi edetään. En saanut vastausta. Osasin toki tästä omat johtopäätökseni jo tehdä, mutta hieman ehkä huvitti, kun joulua edeltävällä viikolla sain sähköpostilla tiedon, ettei minua tällä kertaa valittu. Liitteenä oli kuitenkin ilahduttavasti hyvät perustelut valintaperusteista, joista ei omalle kohdalle jäänyt jossiteltavaa. Jos olen oikein esimerkiksi LinkedInissä kokemuksia tulkinnut, ei liene yllätys, että tämän kokemuksen tarjosi työpaikka, johon haku tapahtui valtiolle.fi-portaalin kautta.

Tapaus 2: Löysin erittäin mielenkiintoisen työpaikkailmoituksen, jossa täsmäsi ns. kaikki. Tehtävä oli juuri sellainen, jota kohti halusin suunnata, ja yrityskin oli se ,jota olen seurannut jo kauan ”sillä silmällä”. Soittelin lisätietoja, ja keskustelun perusteella olin entistä innostuneempi. Hakemuksen kirjoittaminen ja normaalia tarkempaa tarkastelua, jotta varmasti pääsen kertomaan lisää haastatteluun. Ensimmäinen onnistumisen tunne tulikin, kun parin viikon sisällä hakemuksen jättämisestä tuli puhelu, jossa sovittiin haastattelusta. Haastattelu sujui hyvin ja juttu luisti. Sain tietää heti arvioidusta aikataulusta. Aikatauluun tuli kupru, ja siitä tiedotettiin. Lopulta tuli puhelu, jossa sain tietää, että minun kohdallani rekrytointiprosessi päättyy tähän. Jo puhelun aikana annoinkin palautetta, että oli hienoa olla prosessissa, jossa tiedotus toimi hakijan suuntaan. Tässä prosessissa sain siis tiedon prosessin loppumisesta omalla kohdallani, vaikka kokonaisprosessi ei ollut vielä valmis. Tämä oli mielestäni erittäin hyvä toimintatapa hakijan näkökulmasta. Sillä mitä sitä turhaan riiputtaa hakijaa epätietoisuudessa, kun hänelle voi jo siinä kohden viestiä, että prosessi on kohdallasi ohi.

Tapaus 3: Tämäntyyppinen tapaus on kenties monelle tutuin. Eli hakemuksen lähettämisen jälkeen tulee se ”kiitos hakemuksestasi” -viesti. Tämän jälkeen on hiljaista sen verran, että osaa epäillä jääneensä jo heti rannalle. Sitten tulee viesti, jossa kiitetään hakemisesta, mutta ”valitettavasti valinta ei tällä kertaa kohdistunut sinuun”. Ajallisesti arvioiden siinä vaiheessa, kun rekrytointiprosessi on viety jo loppuun asti. Olen miettinyt, että eikö näissäkin tapauksissa voisi prosessin alussa tippuneille hakijoille viestiä asiasta heti. Jos nyt kävisikin niin, että heidän osaamistaan kaivataan, olisi ”takaisinkutsu” mielestäni mukavampikuin odottelu.

Kuvat: Laura Tammisto / Studio Torkkeli

Tapaus 4: Tämä on yksi uusimmista ja ehkä tietyllä tavalla hienoimmista. Tässä tapauksessa olin kuulemma jäänyt sisäisessä viestinnässä solmukohtaan, jolloin minun suuntaani oli ollut jo sen pituinen hiljaisuus, että olin jo heittänyt kirveen kaivoon. Minun suuntaani lopulta viestittiin ja pahoiteltiin kertoen tilanne, jonka jälkeen pääsinkin keskustelemaan haastatteluun lisää kyseessä olevasta tehtävästä. Luvattiin palata parin päivän päästä seuraavan haastattelun suhteen. Ennen kun sain tietää pääseväni toiseen haastatteluun, tuli vielä päivitystä aikatauluun. Vaikka prosessin etenemisvauhti on ollut hitaamman puoleinen, on viivästyksiä pahoiteltu, kerrottu tilanne ja viestitetty uudesta aikatauluarviosta. Juuri näin sen pitäisikin mennä, eikä aloittaa radiohiljaisuutta, kunnes heillä on sisäiset päätökset valmiina. Nyt minäkin tiedän, mitä tapahtuu, eikä tarvitse ihmetellä hiljaisuutta.

Näiden tapausten välimaastoon ja näiden sekoituksia löytyy omista viestintäkokemuksistnia useita. Arvostan nopeaa ja ajantasaista viestintää, varsinkin silloin, kun rekrytointiprosessi syystä tai toisesta venyy eikä ole ripeä. LinkedIn-keskustelujen perusteella myös moni muu arvostaisi ajantasaista ja hakijaa arvostavaa viestintää.

Hyvä viestintä antaa myös yrityksestä miellyttävän kuvan; huono viestintä taas kertoo omaa tarinaansa. Omasta puolestani voin sanoa, että ennen mielenkiintoiselta vaikuttava yritys näyttäytyy silmissäni nyt vähemmän houkuttelevalta, kun rekrytointiprosessin viestintä oli käytännössä olematonta, ja sekin vähän, jonka sai, ei ollut hakijan näkökulmasta ajantasaista. Työnhakija kuitenkin panostaa hakemukseensa ja käyttää siihen aikaa, samoin kuin haastatteluun valmistuessaan, mahdollisista esitehtävistä tai työnäytteistä puhumattakaan.

Toivonkin siis, että uusi vuosi tuo eteeni avointa ja ajantasaista rekrytointiprosessien viestintää työnhakijoita kohtaan.

Kirjoittaja Hilla-Maria Zetterman on elämään positiivisesti asennoituva diplomi-insinööri, äiti ja maalta kotoisin oleva martta, joka navigoi itseään kohti uusia haasteita.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *