Ei viestintäbingoa vaan parempaa viestintää – näin selkeytät viestinnän työpyyntöjä

Kuva: Alexander Grey / Unsplash

Mikään ei saa viestijää repimään hiuksia päästään niin kuin huonosti muotoiltu työpyyntö. Selkeydellä ja konkretialla säästät aikaa ja pelastat sekä omasi että viestijän työpäivän!

Viestinnän asiantuntijat eivät ole ainoita, jotka pääsevät – tai joutuvat – työssään käsittelemään työpyyntöjä, joiden sisältö ei ensimmäisellä – eikä välttämättä vielä toisellakaan – lukemalla aivan aukea. Ei kuitenkaan ole sattumaa, että juuri viestintään liittyvät työpyynnöt ovat inspiroineet alan ammattilaisia laatimaan omia versioitaan viestintäbingosta, joka kokoaa yhteen viestijöiden saamien työpyyntöjen ikisuosikit huumorilla höystettynä.

Mikä näissä työpyynnöissä sitten tarkkaan ottaen mättää?

Ensinnäkin hyvä työpyyntö viestijän näkökulmasta koostuu kolmesta asiasta:

1. Työpyyntö on selkeä ja konkreettinen. Siitä käy ilmi, kenelle pyyntö on osoitettu, mitä käytännössä toivotaan tehtävän sekä tarvittavat tiedot ja materiaalit työn tekemiseksi – esimerkiksi verkkosivulinkit, tekstipohjat, somekuvat ja muut vastaavat.
2. Työlle on annettu jonkinlainen deadline. Ei ainoastaan siksi, että takarajalla on ihmeellinen työn suorittamiseen motivoiva vaikutus, vaan myös ja ennen kaikkea siksi, että dediksen avulla viestijän on helpompi suunnitella omaa työtään.
3. Pyydetty asia on realistisesti toteutettavissa. “Meidän pitää uudistaa meidän brändi” on ehdottomasti toteamus, joka ansaitsee huomiota, mutta se on myös hieman pidemmän keskustelun paikka, eikä se yksittäisenä huomautuksena sähköpostiketjun syövereissä saa tarvitsemaansa aikaa ja perehtymistä.

Viestintäbingosta löytyykin sitten enimmäkseen niitä työpyyntöjä, joista yllä mainittu selkeys ja konkretia puuttuvat (“Laita tästä jotain someen/verkkoon”). Joskus (usein) pyynnöt harmillisesti myös osoittavat, että pyytäjä ei tunne viestinnän alaa ja sen toimintaa tarpeeksi hyvin pystyäkseen muodostamaan realistisen, toteutettavissa olevan työpyynnön (“Tapahtuma on kolmen päivän päästä, saataisko sinne uusia esitteitä ja roll upeja”). Ja joskus työpyynnöstä huomaa, että pyytäjällä yksinkertaisesti on kiire, eikä asiaa ole ehditty pohtia sen syvällisemmin.

Kuva: Jon Tyson / Unsplash

Perataanpa seuraavaksi muutamia työpyyntöjen ikivihreitä klassikoita ja sitä, miten niitä voisi parantaa.

“Verkkosivuilla on väärä / toimimaton linkki”
Tämä pyyntö herättää ainoastaan kokonaisen tukun kysymyksiä: Missä siellä? Mikä linkki? Millä se linkki pitää korvata, vai riittääkö, että toimimaton linkki poistetaan? Laita sähköpostiin vaikkapa suora linkki sivulle, jolla tämä korjaustoimenpide tulee suorittaa, ja selkeä maininta siitä, mikä linkki vaatii korjausta – tai vaikkapa kuvakaappaus, josta nämä asiat käyvät ilmi. Homma helpottuu huomattavasti ja kaikki osapuolet säästyvät harmailta hiuksilta.

“Tästä voitais kertoa jollain hauskalla / mielenkiintoisella tavalla”
On varmasti myös viestijän toiveena, että firman asioista kerrotaan ulospäin kiinnostavalla tavalla. Tämä pyyntö vain ei sisällä viestijälle mitään informaatiota siitä, miltä tämä kiinnostavuus kysyjän näkemyksen mukaan näyttää ja kuulostaa. Kerro siis ajatuksistasi tarkemmin, ja jos se tuntuu helpommalta tehdä suusanallisesti kuin sähköpostitse, niin sovi viestijän kanssa lyhyt palaveri – painotan sanaa lyhyt, puoli tuntia riittää!

Tämä työpyyntö on muuten sukua kysymykselle: “Saisiko tästä jotenkin kivemman näköisen?” Kaikki asiat eivät välttämättä tarvitse lennokasta värien ja graafisten elementtien ilotulitusta ollakseen kiinnostavia ja myös visuaalisesti miellyttäviä. Mitä enemmän viestittävä asia vaatii vastaanottajalta tiedon prosessointia, sen tärkeämpiä ovat visuaalinen selkeys ja helppolukuisuus. Tässäkin asiassa käänny viestijän puoleen: hän auttaa sopivan ratkaisun löytämisessä.

“Tällä ei ole kiire, kunhan tässä jossain kohtaa ehdit hoitaa”
Tämä on henkilökohtainen suosikkini, joka kaikessa epämääräisyydessään nostaa niskavillani pystyyn. Tärkeä osa selkeää työpyyntöä on tieto siitä, milloin tehtävän hoitamisen takaraja on. Jos edes alustavaa ajatusta takarajasta ei ole, työpyyntö menee todennäköisesti to do -listan häntäpäähän ja sieltä pyynnöllä on suuri riski valua edelleen ei-tärkeiden ja ei-kiireellisten töiden listalle – hiljaiselle hautausmaalle, jossa lepäävät kaikessa rauhassa työt, joita kukaan ei pitänyt deadlinen arvoisena. Anna siis mieluusti jonkinlainen deadline sillä tarkkuudella kuin pystyt, “ensi kuun loppuun mennessä” riittää!

Viimeisenä, mutta ei todellakaan vähäisimpänä:

Passiivin käyttö
Tähän kategoriaan kuuluvat esimerkiksi “Laitetaan tästä sidosryhmille viestiä”, “Tehdään tästä uutinen intraan” ja kaikki vastaavat passiivissa lausutut toteamukset, joista ei voi olla varma, kenelle sähköpostin seitsemästä vastaanottajasta tämä työpyyntö on osoitettu. Sähköpostiketjuissa viljellään myös paljon tällaisia passiivimuotoisia lausahduksia, jotka ovat enemmänkin “muistio itselleni” -tyyppisiä, ei niinkään varsinaisia työpyyntöjä, ja olisi tärkeää jollain tavalla erottaa nämä kaksi toisistaan. Helpoin ja paras tapa siihen on – jälleen kerran ja vähemmän yllättäen – kertoa selkeästi, kenelle tämä asia kuuluu. “Voisitko Katri julkaista tämän uutisen intrassa?” on kaikin puolin miellyttävä, selkeä ja konkreettinen työpyyntö, joka ei varmasti jää toteuttamatta siksi, että kukaan ei tiedä, kenelle tehtävä on osoitettu.

Summa summarum: selkeyttämällä ja konkretisoimalla työpyyntöjä pääset pitkälle. Jos olet epävarma, millaisia asioita on mahdollista toteuttaa viestinnän työnä, niin kysy – viestijät ovat oman työnsä parhaita asiantuntijoita ja opastavat kysyjiä mielellään tarvittaessa myös eteenpäin.

Katri Rantala on viestintäasiantuntija ja intohimoinen työelämän ilmiöiden ihmettelijä, joka haluaa tehdä viranomaisviestinnästä selkeää, saavutettavaa ja ihmisläheistä.