Selkeän tekstin peruspilarit

Kirjoittajan tehtävä on palvella lukijaa ja muotoilla tekstinsä niin, että lukija ymmärtää sen sisällön mahdollisimman vähällä vaivalla – eli tehdä lukemisesta mahdollisimman helppoa. Etenkin verkkotekstien on tärkeää olla selkeitä, ymmärrettäviä ja nopeasti hahmotettavia, koska niitä ei yleensä lueta alusta loppuun vaan enemmänkin silmäillen.

Selkeä teksti muodostuu muun muassa lukijan huomioimisesta, ymmärrettävästä kielestä sekä loogisesta rakenteesta. Mitä nämä sitten tarkoittavat käytännössä? Jaan tässä blogitekstissä muutaman perusvinkin selkeään kirjoittamiseen.

Määrittele tekstin kohderyhmä

Muista, että kirjoitat tekstiäsi jollekulle muulle kuin itsellesi. Lähde aina liikkeelle määrittelemällä tekstisi kohderyhmä, ja pidä koko ajan mielessä, kenelle oikeasti olet kirjoittamassa. Kirjoita mieluummin yhdelle tietylle ihmiselle kuin epämääräiselle ihmismassalle.

Kohderyhmän rajaaminen rajaa myös muita valintoja, kuten tekstin sisältöä ja kieltä. Mieti myös, mitä kysymyksiä lukijalle saattaa tekstiä lukiessa syntyä, ja vastaa niihin tekstissäsi jo etukäteen.

Kerro tärkeimmät asiat ensin

Mikä tekstissäsi on tärkeintä ja oleellisinta lukijalle? Nosta sellaiset asiat otsikoihin ja tekstikappaleiden alkuun. Kerro tekstisi ydin heti otsikossa, ja mene myös tekstissä suoraan asiaan.

Etenkin verkkotekstejä luetaan silmäillen, mikä tarkoittaa sitä, että lukija vilkaisee ensiksi otsikot, väliotsikot ja kappaleiden alut. Näiden perusteella lukija päättää, kannattaako tekstiin syventyä tarkemmin. Tekstin tärkeimmät asiat kannattaa siis sijoittaa näihin kohtiin eikä piilottaa esimerkiksi tekstin loppuun.

Jaa teksti alalukuihin ja loogisesti eteneviin kappaleisiin

Valtavaa tekstimassaa ei ole kovinkaan helppoa eikä miellyttävää lukea, joten se kannattaa jakaa sopiviksi, loogisiksi kokonaisuuksiksi.

Käytä kuvaavia väliotsikoita, ja tiivistä niihin alla olevan tekstin keskeisin asia. Otsikoiden suhteen kannattaa testata, saako pelkästään ne silmällä käsityksen koko tekstin sisällöstä.

Tee tekstistä eheä ja johdonmukaisesti etenevä kokonaisuus. Käsittele yhdessä kappaleessa aina yhtä asiaa – älä ahda samaan kappaleeseen useampia ajatuksia äläkä toisaalta myöskään turhaan jaa yhden kappaleen sisältöä useammaksi lyhyeksi kappaleeksi. Etene loogisesti asiasta toiseen.

Käytä selkeää ja ymmärrettävää kieltä

Valitse käyttämäsi kieli kohderyhmän mukaan. Ovatko he aiheen asiantuntijoita vai tavallisia kansalaisia? Millaista kieltä he käyttävät ja ymmärtävät?

Ellet kirjoita kollegoillesi, käytä tavallisia, yleisiä sanoja ja vältä ammattisanastoa. Jos erikoistermejä ja muita vaikeita sanoja on pakko käyttää, selitä ne lyhyesti ja yksinkertaisesti. Yritä muistaa, että vaikka jokin asia tai termi on sinulle päivänselvä, se ei ole sitä läheskään kaikille.

Suosi mieluummin konkreettista kuin abstraktia sanastoa (esim. mieluummin auto kuin kulkuneuvo). Abstraktien sanojen merkitys jää usein lukijalle epäselväksi, ja toisaalta lukija saattaa myös tulkita sanan toisin kuin kirjoittaja on ajatellut. Erityisen epämääräisiä ovat resurssi, taho, toimija ja vastaavat sanat.

Kirjoita lyhyitä virkkeitä ja kappaleita

Virkkeellä tarkoitetaan tekstipätkää, joka alkaa isolla alkukirjaimella ja päättyy pisteeseen, huutomerkkiin tai kysymysmerkkiin. Virkkeiden pituuden muistisääntönä voi pitää vaikka sitä, että 15 sanaa on jo pitkä virke, 20 sanaa ylipitkä.

Virkkeet taas muodostavat kappaleita. Kappaleiden pituutta kannattaa miettiä erityisesti siitä näkökulmasta, että verkkotekstejä luetaan yhä enenevissä määrin pieniltä mobiililaitteiden näytöiltä. Jos yksi kappale täyttää koko mobiilinäytön, se on liian pitkä.

Yksi virkkeitä ja kappaleita herkästi pidentävä asia ovat useasanaiset määrittelyketjut, kuten:

“Seminaarissa on puhumassa myös viime vuonna erinomaisen vastaanoton saaneen, työhyvinvointia käsittelevän esikoiskirjansa julkaissut XX.“

Näitä on myös melko raskasta lukea. Karsi tai pilko sama asia useampaan lauseeseen ja/tai virkkeeseen, kuten:

“Seminaarissa on puhumassa myös XX, joka julkaisi viime vuonna esikoiskirjansa työhyvinvoinnista. Kirja sai erinomaisen vastaanoton.“

Käytä yksinkertaisia lauserakenteita

Edellä esitelty virke muodostuu yhdestä tai useammasta lauseesta. Lauseella tarkoitetaan sanojen kokonaisuutta, joka rakentuu persoonamuotoisen verbin eli teonsanan ympärille. Lauseet voivat olla pää- tai sivulauseita.

Jos toiminnan tekijä on tiedossa, kirjoita lauseita, joissa verbi on aktiivimuodossa passiivin sijaan. Aktiivilauseessa toiminnan tekijä ilmoitetaan, passiivilauseessa taas ei, joten passiivin käyttäminen hämärtää sitä, kuka asioita tekee.

Eli kirjoita mieluummin esimerkiksi

“Tässä tekstissä käsittelen selkeää kirjoittamista” (aktiivi)

kuin

“Tässä tekstissä käsitellään selkeää kirjoittamista” (passiivi).

Vältä lauseenvastikkeita ja suosi pää- ja sivulauseita. Lauseenvastikkeella tarkoitetaan ilmaisua, joka korvaa vastaavan sivulauseen.

Eli sen sijaan, että kirjoittaisit

“Työhakemusta kirjoitettaessa työnhakijan on osattava kertoa tiiviisti osaamisestaan ja kokemuksestaan“,

kirjoita mieluummin

“Työnhakijan on osattava kertoa tiiviisti osaamisestaan ja kokemuksestaan, kun hän kirjoittaa työhakemusta“.

Muista tekstin visuaalisuus ja silmäiltävyys

Tekstin visuaalisuus ei tarkoita pelkkiä kuvia, vaan myös tekstin asettelun yleistä väljyyttä, silmäiltävyyttä, otsikoita, taulukoita ja muita elementtejä, joihin silmä ensimmäiseksi tarttuu. Visuaalisuuteen vaikuttavat myös fontti- ja värivalinnat, jotka kannattaa pitää mahdollisimman selkeinä ja erottuvina.

Edellä esiteltyjen vinkkien lisäksi tekstissä kannattaa käyttää myös esimerkiksi luetelmia, taulukoita, kuvia ja/tai kaavioita keventämään tekstiä ja tukemaan viestiä.

Lue tekstiäsi ääneen

Hyvä keino testata tekstin sujuvuutta ja selkeyttä on lukea se ääneen. Pystytkö lukemaan virkkeen joutumatta vetämään henkeä välissä? Jos et, se on liian pitkä. Entä tuntuuko sanasto suuhun sopivalta vai liian paperinmakuiselta?

Jos jokin kohta tekstissä tuntuu erityisen vaikealta, mieti, miten selittäisit saman asian suullisesti vaikka ystävällesi tai sukulaisellesi.

Näillä vinkeillä pääset jo pitkälle tekstiesi selkeyttämisen kanssa. Tärkeintä on muistaa tekstin lukija ja pyrkiä tekemään lukemisesta tälle mahdollisimman helppoa. Kirjoittamisen iloa!

Kirjoittaja Salla Hiltunen on suomen kielen ja tekstien asiantuntija sekä selkeyden puolestapuhuja. Hän pyrkii teksti kerrallaan kohti maailmaa, jossa jokainen julkaistava teksti olisi selkeä, helppolukuinen ja ymmärrettävä.

PS. Jos kaipaat lisää vinkkejä asiatekstien kirjoittamiseen, suosittelen tutustumaan esimerkiksi Upru Strellmanin ja Kimmo Svinhufvudin mainioon kirjaan Kupliva kirjoittaminen – iloa ja tehoa työelämän teksteihin.