PR-pajan käytännön opit: tiedotteen ja mediajakelulistan tekeminen

Kuva: AbsolutVision / Unsplash

Sosiaalisen median aikakaudella valeuutiset ja misinformaatio ovat arkipäivää. Samalla yhdestä PR:n perustaidoista, tiedottamisesta, on tullut tarpeellinen taito lähes kenelle tahansa.

Liikkeellä olevaa valetietoa kannattaa ajoittain oikoa aktiivisesti, myös tiedotustoiminnalla. Tämän ei aina tarvitse tarkoittaa perinteisen tiedotteen lähettämistä, vaan väärän tiedon oikaisemista vaikkapa sosiaalisen median kanavissa.

Sosiaalinen media onkin monipuolistanut tiedottamisen tehtäviä ja tehnyt tiedottamisen perustaidoista tarpeellisia monelle eri työorganisaation jäsenelle. Perinteiset viestinnän tehtävät eivät enää ole pelkästään organisaation viestintäihmisten hoidettavissa, vaan viestinnän tehtävien hallitsemisesta on hyötyä kaikille. Lisäksi itsensä työllistäjien ja hybridityöntekijöiden yleistyttyä punkkareilta tuttu DIY-asenne ja itsensä henkilöbrändääminen on tarpeellista kaikille, jotka haluavat omatoimisesti kertoa osaamisestaan ja vaikka ilmoittaa olevansa vapaana työmarkkinoilla.

Tiedottamisen taidot ovat tarpeen kenelle tahansa, joka haluaa markkinoida omia tuotteitaan tai palveluitaan, mutta myös yritysten, järjestöjen ja muiden tahojen päivätyöntekijöille. Tämän lisäksi tiedottamisen taidoista on hyötyä eri alojen asiantuntijoille tai syvällä omassa harrastuksessaan oleville henkilöille, jotka haluavat tiedottaa asiantuntemuksestaan tai harrastuksestaan. Lopullisena päämääränä voi olla seuraajien saaminen some-kanaville, omien tuotteiden tai palveluiden markkinoiminen tai pyyteetön oman osaamisen jakaminen.

Kuva: Neven Krcmarek / Unsplash

Tiedotteen tekeminen on periaatteessa suoraan verrannollinen lehtijutun kasaamiseen. Jutun tai tekstin kärjeksi nostetaan asia, joka on suurelle yleisölleuusi ja esittelemisen arvoinen ja tätä kärkeä perustellaan tiedotteessa. Tiedote jaellaan medioille, mutta mahdollisesti myös sidosryhmille tai asiakkaille. Näin sen avulla on mahdollista saada aikaan mediaosumia, saada seuraajia some-kanaville ja ostajia omille tuotteille ja palveluille.

Tiedottamisen funktiot ovat siis paitsi informatiiviset, myös markkinoinnilliset ja myynnilliset. Viestintä – ja tiedottaminen – ei ole koskaan neutraalia, vaan aina subjektiivista, ja sen viimekätinen päämäärä on edistää brändin, tuotteiden ja palveluiden menekkiä ja jopa henkilön, yrityksen, järjestön tms. viestinnällisiä päämääriä ja laajempaa viestintästrategiaa. Suunnitelmallinen tiedottaja luo viestintä- ja markkinointistrategian, jossa pohditaan ostopolkuja ja asiakkaan tai sidosryhmien koukuttamista viestintätoimenpide ja kanava kerrallaan. Tällä polulla tiedote on vain yksi vaihe ja toimenpide. Näin ostajapolku etenee kiinnostuksen herättämisestä syvempään tiedonhankintaan ja lopulta vihoviimeisen ostopäätöksen tekemiseen. Ostajapolun jokaisessa vaiheessa on mietittävä juuri tavoitellun funktion kannalta sopiva kanava ja toimenpide. Mainos, tietoisku, video tai tiedote pitää toteuttaa juuri oikea-aikaisesti ostajapolun varrella.

Miksi kannattaa tulla PR-pajaan?

PR-paja tarjoaa tiedottamisen perustaidot tiiviisti kahden päivän koulutussessiossa. Ensimmäisenä päivänä tutustutaan tiedotteen tekemiseen ja tehdään tiedote, joka hiotaan kuntoon vertaiskommenttien ja opettajapalautteen avulla. Tutustumme myös monenlaisiin mahdollisuuksiin toteuttaa tiedote. Perinteisen informatiivisen tiedotteen rinnalla yksi mahdollisuus on kirjoittaa tiedote suoraan lehtijutuksi. Toisena päivänä perehdytään mediajakelulistan laatimiseen ja laaditaan jakelulista.

Näin PR-pajasta on todellista käytännön hyötyä. Kahden päivän koulutuksessa otat haltuun tiedotustoiminnan keskeiset periaatteet, kirjoitat tiedotteen, laadit mediajakelulistan ja mietit myös jakelun jälkeisiä lopputoimenpiteitä.

Kirjoittaja Rita Dahl on viestinnän ja kirjoittamisen alan yrittäjä, kääntäjä ja asiantuntijamultitaskaaja, joka on kirjoittanut tietokirjat muun muassa Suomen kaivoksista ja kaivospolitiikasta sekä maahanmuutosta. Koulutukseltaan hän on VTM, FM, medianomi (YAMK) ja AmO.

Tervetuloa myös blogikirjoittamisen koulutukseeni Tampereen kesäyliopistoon.

(Kuva: Aila Ruoho)