Viestintästrategian virstanpylväät – näin perustat tukevan pohjan vaikuttavalle viestinnälle

Kuva: Daniel Fazio / Unsplash

Viestijät eivät vain kirjoittele kivoja uutiskirjeitä ja somejulkaisuja, vaan pohtivat kaikkea tekemistään strategisesti. Viestintästrategia kulkeekin käsi kädessä koko organisaation strategian kanssa. Viestintämuijamme Sanni Kurvinen kävi vetämässä valmennuksen viestintästrategiasta. Tässä tärkeimmät opit valmennuksesta.

Sain ensimmäistä kertaa kutsun tulla tekemään viestinnän valmennus ihan omana itsenäni (ja tietenkin samalla viestintäkonsulttina). Naisjärjestöjen Keskusliitto pyysi minulta valmennusta viestintästrategiasta moninaiselle joukolle, jossa oli viestijöitä eri lähtökohdista. Näin ollen päätin lähteä valmennuksessani ihan perusteista eli siitä, mitä viestintästrategiaan ainakin kuuluu.

Valmennukseni lähtökohtana oli ymmärrys siitä, että jokainen organisaatio on ainutlaatuinen, joten jokaisen viestintästrategian on heijastettava sen erityisiä tarpeita ja tavoitteita. Painotinkin osallistujille, että onnistunut viestintä vaatii jatkuvaa kehittämistä ja valmiutta mukautua viestintäympäristön muutoksiin.

Viestintästrategian viisi virstanpylvästä

Viestintästrategiaa ei tosiaan kannata kopsata kaverilta, koska kaikilla organisaatioilla on omat tavoitteensa ja tarpeensa. Esittelin valmennuksessani viisi asiaa, jotka tästä dokumentista pitäisi kuitenkin ainakin löytyä:

1. Nykytilan analyysi: Aloita katsomalla, missä olet nyt. Tämä auttaa ymmärtämään, mitä on muutettava tai vahvistettava viestinnässäsi.
2. Konkreettiset tavoitteet: Määritä selkeät ja saavutettavat tavoitteet viestinnälle. Pidä organisaation strategia hollilla varsinkin tässä osiossa.
3. Kohderyhmät: Päätä, keitä haluat tavoittaa ja keiden kanssa käydä dialogia.
4. Strategiset viestit: Määrittele keskeiset pää- ja alaviestit, jotka kertovat napakasti ja selkeästi sen, mitä organisaationne haluaa sanoa.
5. Kanavat: Ota käyttöön ne viestintäkanavat, joissa tavoitat määrittelemäsi kohderyhmät

Kuva: Martino Pietropoli / Unsplash

Tykkään itse rakentaa viestintästrategian pohdinnan kautta. Mielestäni hyvä tapa on lähteä liikkeelle esimerkiksi näiden apukysymyksien kautta:

• Miksi? Konkreettiset tavoitteet
• Mitä? Sisältö, eli pääviestit ja alaviestit
• Kenelle? Kohderyhmät, sidosryhmät ja kumppanit
• Missä? Viestintäkanavat
• Milloin? Sisältöjen julkaisuaikataulu
• Kuka? Roolit, vastuut ja resurssit
• Muista lisäksi viestinnän onnistumisen mittaaminen ja analysointi, jotta voit kehittää viestintää jatkuvasti.

Valmennuksen myötä halusin korostaa viestinnän strategisen suunnittelun merkitystä ja sen vaikutusta organisaation kokonaisvaltaiseen menestykseen. Armollinen viestini oli kuitenkin se, että viestintästrategia ei ole kiveen hakattu dokumentti, joka laaditaan kerran ja unohdetaan. Se on elävä ja joustava työkalu, joka toimii lunttilappuna päivittäisessä viestinnässä ja auttaa lopulta saavuttamaan tavoitteet.

Viestintämuijamme Sanni Kurvinen on unelmatyössään viestintätoimistossa, missä hän toimii viestintäkonsulttina.