Tekoäly – modernin projektipäällikön väsymätön pikku apuri

Olet varmasti törmännyt siihen, kuinka organisaatioissa jatkuva muutos on nykyisin status quo? Kun useita vuosikymmeniä sitten tehtiin 10-vuotissuunnitelmia, jopa 15-vuotissuunnitelmia, maailma oli pieni ja muutos oli hidasta. Suunnitelmat tehtiin sen perusteella, että liikekumppanit pysyvät samoina, kehityksen vauhtia pystytään hallitsemaan ja se etenee tasaisesti ja maailman geopoliittinen tilanne on vakaa. Nyt olosuhteet ovat muuttuneet kaikin tavoin viimeisten vuosikymmenten aikana sellaisella vauhdilla, että heikompaa saattaa hirvittää.

Kuva luotu Microsoftin Copilotilla.

Teknologia on edennyt harppauksin eri aloilla ja AI on generatiivisen tekoälyn myötä jokaisen huulilla, laitteessa ja arjessa. Jatkuva ja nopeatahtinen kehitys on tuonut eteemme työpaikoilla uudenlaisia haasteita: kuinka pysyä kehityksen mukana? Kuinka hallita uutta teknologiaa ja ottaa siitä kaikki irti? Jo pelkästään IT-teknologioiden kehitys on ollut niin hurjaa, että organisaatioiden täytyy tukea henkilöstön jatkuvaa oppimista ja kehittymistä. Uusia sovelluksia ponnahtelee kuin sieniä sateella, tutut ja turvalliset ohjelmistot muuttuvat ja niihin tulee uusia toiminnallisuuksia tekoälyn muodossa.

Gartner on vuonna 2019 ennustanut, että tekoäly tulee tekemään vuonna 2030 jopa 80% projektinhallinnan tehtävistä. Tämä on äkkiseltään ajateltuna suunnaton määrä työtehtäviä ja -vaiheita ja moni varmasti ajattelee, että näin se tekoäly vie meidän duunit. Asia ei kuitenkaan ole ihan näin mustavalkoinen.

No miten tekoälyä sitten voisi hyödyntää jatkuvassa muutoksessa ja erilaisissa projekteissa? Ja ennen kaikkea, millaisia duuneja se tekoäly sitten vie?

Kuva luotu Microsoftin Copilotilla.

Riippuen organisaatiosta ja tarpeista, projektit voivat olla todella laajoja kokonaisuuksia, jolloin sidosryhmiä on paljon, tietoa tulee koko ajan paljon lisää, aikataulutus ja resurssien hallinta voi olla haastavaa ja riskienhallinta on entistä tärkeämpää. Näissä kaikissa tekoäly voidaan ottaa osaksi tehokasta projektinhallintaa esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

1. Tekoälylle voi ulkoistaa aikataulutuksen ja resurssoinnin, se voi helposti analysoida edellisiä projekteja ja niihin kulunutta aikaa ja resursseja ja tehdä sen perusteella projektiaikataulun ja allokoida resurssit. Se voi myös tunnistaa mahdolliset viiveet ja sen, kuinka ne vaikuttavat lopputulokseen tai projektin aikataulussa pysymiseen. Se määrittelee helposti myös etapit tai kriittisen polun ja hälyttää kriittisistä tilanteista tarpeeksi ajoissa.
2. Projektipäällikkö voi valjastaa tekoälyn viestinnän apuvälineeksi. Sen avulla voi nopeasti viestiä tiimille ja sidosryhmille projektin vaiheista ja vastata erilaisiin tiimin esittämiin kysymyksiin esimerkiksi virtuaaliassareiden ja chatbottien avulla. Se mahdollistaa myös tehokkaan sidosryhmäviestinnän. Tekoälyn avulla voidaan myös seurata tiimin jäsenten kuormittumista ja sen jakautumista. Näin voidaan tunnistaa kuormittavuustekijät tarpeeksi ajoissa ja jakaa resursseja uudelleen.
3. Tekoälyä, esimerkiksi koneoppimista, voidaan käyttää projektin määrittelyssä, valinnassa ja priorisoinnissa sekä projektiportfolion hallinnassa. Se voi analysoida sille syötetyn datan perusteella ne projektit, joilla on merkitystä organisaatiolle ja joissa menestyminen on varminta niillä resursseilla ja aikataululla, joka on käytettävissä. Se poistaa päätöksenteosta myös inhimilliset tekijät kuten mielikuvat ja puolueellisuuden, jotka saattavat vaikuttaa projektien valintaan organisaatiolle epäedullisella tavalla.
4. Riskien tunnistaminen ja niiden hallinta on tekoälyn avulla nopeampaa. Sille syötetyn datan avulla se voi analysoida riskit projektin eri vaiheissa nopeasti. Esimerkiksi resurssitarpeet ja niiden muutokset tai tunnistaa projektin ulkoisia riskejä analysoimalla hiljaisia signaaleja tai markkinatrendejä. Tekoälyn voi myös valjastaa hälyttämään, kun jotain merkittävää ja omaan projektiin liittyvää markkinoilla tapahtuu, jolloin organisaatiossa on mahdollisuus reagoida niihin nopeasti.

Näistä esimerkeistä huomaa, että suurin hyöty tekoälystä tulee nimenomaan tiedon analysoinnista ja siihen liittyvistä perustehtävistä, jotka vievät paljon aikaa sekä projektipäälliköltä, että tiimin jäseniltä. Sen avulla saadaan virtaviivaistettua prosesseja ja karsittua hukkaan menevää aikaa, jolloin projektitiimi pystyy keskittymään olennaisiin tehtäviinsä. Tekoäly muokkaa työnkuvia ja eittämättä joitakin työtehtäviä tulee sen vuoksi häviämään, mutta ei se korvaa ihmistä kaikessa. Tulevaisuudessa projektipäällikön osaamisessa korostuu ennen kaikkea pehmeät taidot eli valmentajuus, sosiaaliset taidot, tiimien johtaminen. Tekoäly toimii näin ollen vain tehokkaana apurina, joka tuo lisää tarkkuutta, tehokkuutta ja ennakoitavuutta päätöksentekoon, mutta se ei koskaan korvaa ihmistä.

Kirjoittaja Heljä Laitinen on monenlaisissa myynnin tehtävissä pitkään toiminut uran suunnan vaihtaja, joka on kiinnostunut tekoälyn yhdistämisestä liiketoiminnan kehitysprojekteihin, strategioiden valintaan sekä muutosjohtamiseen.