Rekisteriseloste

Tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 18.5.2018. Viimeisin muutos 29.1.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Piilo-osaajat ry
Rekisterinumero 222.419
Karhunkatu 4 E, 33520 Tampere
www.piilo-osaajat.com
[email protected]

2. Yhteyshenkilö

Virpi Haavisto
050 518 1525
[email protected]

3. Rekisterin nimi

Piilo-osaajat ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatima jäsenrekisterin ylläpito sekä jäsenmaksutietojen ja asiakastietojen ylläpito Rekisterinpitäjän toimintaa varten.

Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, jäsenyyden, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä ilmoittautumis-, tilaus-, osto- tai muita asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

Käsittelyä voidaan suorittaa joidenkin tapahtumien osalta myös Rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteutumisen takaamiseksi. Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät kyseessä olevaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista tai muuta tarkoitusta koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Lomakkeilla annettavia tietoja käsitellään sähköisellä palvelulla (Ilmari-ilmoittautumisjärjestelmä) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Tietoverkko FI Oy) palvelimille.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään myös verkkosivuston kautta. Tarkemmat tiedot henkilötietojen käsittelystä verkkosivuilla löytyy täältä.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat Rekisterinpitäjän ilmoittautumislomakkeella tietonsa syöttäneitä tapahtumaan osallistujia, tilaajia, jäseniä tai muuten markkinointiluvan antaneita.

Rekisterissä voidaan käsitellä ilmoittautumislomakkeen käyttötarkoituksesta riippuen erilaisia osallistumisen, tilauksen, jäsenyyden tai laskutuksen hoitamiseksi tarpeellisia tietoja, muun muassa ilmoittautuneen etu- ja sukunimi ja yhteystiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja:

  • Yhteystiedot eli postiosoite, puhelin ja sähköpostiosoite
  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, rooli)
  • Maksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Lisätiedot (tapahtuman tiedot, syntymäaika, erityisruokavalio tms.)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kirjattavat tiedot saadaan ilmoittautujan omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa jäsentietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Rekisteritietoja voidaan jakaa Rekisterinpitäjän sidosryhmille toimintaan liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröiden tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman, laskutuksen tms. mahdollistamiseksi. Tiedot poistetaan, kun Rekisterinpitäjän määrittelemä edellä kuvatun tarpeen aiheuttama säilytysaika on päättynyt.

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto määritellyn ajan (10 vuotta) Kirjanpitolain 2. luvun 10 §:n mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.
Ilmoittautumislomakkeen lähettäminen on SSL-suojattu. Ilmoittautumisjärjestelmän käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa. Tietoja säilytetään teknisesti hyvin suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistautumisen. Luvaton pääsy estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Vain nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:

  • pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Pyyntö tulee osoittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle;
  • niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Vaatimus tulee osoittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle;
  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tietosuojaselosteeseen voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tietosuojaselosteen viimeisin muutospäivämäärä on ilmoitettu tämän selosteen alkuosassa.