Etäperehdytys – kuinka päästä sisään uuteen työhön ja työyhteisöön etänä

Korona on ajanut kotitoimistoihin kaikki, joille etätyö vain suinkin on mahdollista. Entä jos tällaisessa tilanteessa työyhteisöön liittyy uusi työntekijä? Miten uuteen työhön perehdyttäminen ja työkavereihin tutustuminen onnistuu täysin etänä?

Etätyö on lähellä sydäntäni, ja minulla on siitä runsaasti kokemusta myös ennen koronaa. Tänä keväänä olen ollut kuitenkin ensimmäistä kertaa elämässäni tilanteessa, jossa uuteen työyhteisöön siirtyminen perehdytyksineen kaikkineen on tapahtunut täysin etänä.

Aloitin reilu kuukausi sitten harjoittelun minulle ennestään vieraassa työorganisaatiossa koronaepidemian keskellä, kokonaan omalta kotitoimistolta käsin. Kokemus on ollut jopa yllättävän hyvä, ja yhteisöllisyyden tunne on onnistunut syntymään mainiosti myös verkon yli.

Uuteen työhön perehdyttäminen ja perehtyminen etänä vaativat kuitenkin suunnitelmallisuutta ja paneutumista sekä työnantajalta, -yhteisöltä että -tekijältä. Esittelen tässä muutamia omiin kokemuksiini pohjautuvia vinkkejä ja huomioita.

Perehdytys vaatii aikaa ja aikatauluttamista

Se, että perehdytykseen pitää varata riittävästi aikaa ja resursseja, pätee tietenkin sekä etä- että lähitilanteissa. Ajan ja aikataulutuksen merkitys kuitenkin vain korostuu etäperehdyttämisessä, kun ensinnäkään spontaaneja kohtaamisia ei ole ja toisekseen asiat eivät välttämättä konkretisoidu yhtä tehokkaasti kuin lähitilanteissa.

Etenkin ensimmäisinä päivinä kannattaa varata kalenterista kunnolla aikaa uuden tiimiläisen perehdyttämiseen ja yhteiseen tutustumiseen. Perehdytys on myös hyvä jakaa useammalle viikolle, jolloin uudella tulijalla on paremmin aikaa sisäistää asioita ja luoda yhteyksiä niiden välille. Aikataulutus kannattaa hoitaa konkreettisilla kalenterimerkinnöillä, joita sovitaan yhdessä pitemmälle aikavälille.

Perehdytystuokiot voi toteuttaa esimerkiksi niin, että välillä käydään asioita läpi yhteisissä videopalavereissa, välillä uudelle työntekijälle annetaan materiaaleja itsenäisesti tutkittavaksi ja sitten taas käydään yhdessä läpi heränneitä kysymyksiä.

Säännöllinen ja monipuolinen vuorovaikutus auttaa yhteisöllisyyden rakentumisessa

Työn sisältöön perehtymisen lisäksi on tärkeää perehtyä myös työyhteisöön ja organisaatiokulttuuriin.

Työyhteisöviestinnällä on merkittävä rooli yhteishengen sekä muutenkin työhyvinvoinnin kannalta. Toimiva ja riittävä viestintä sopivine kanavineen nousee vielä entistä suurempaan arvoon, kun ollaan täysin etänä.

Etätöissä kevyempi, käytäväkeskusteluihin verrattavissa oleva rupattelu jää herkästi vähemmälle kaikkien keskittyessä vain omiin töihinsä. Se on kuitenkin merkittävä osa organisaatiokulttuuria ja toimii eräänlaisena liimana työntekijöiden ja tiimien välillä.

Small talkiin kannattaa kiinnittää tietoisesti huomiota. Sitä voi synnyttää esimerkiksi kyselemällä ja jakamalla kuulumisia vaikkapa käytössä olevien pikaviestimien kautta tai yhteisillä virtuaalisilla kahvitauoilla.

Yhteisissä videopalavereissa on hyvä pitää edes välillä kamera päällä, jotta naamat käyvät tutuiksi puolin ja toisin. Kasvojen, ilmeiden ja eleiden näkeminen pelkkien Teamsin nimikirjainpallojen sijaan luo paremmin yhteisöllisyyttä ja läheisyyttä.

On tärkeää, että etänä aloittava työntekijä on päivittäin yhteydessä ainakin johonkuhun ja että yhteyden pitämisestä tehdään helppoa, jotta uusi tulokas ei koe jäävänsä yksin.

Avoin viestintäkulttuuri tukee sekä perehdytystä että työyhteisöön sitoutumista – esimerkki elävästä elämästä

Harjoittelupaikallani viestitään todella aktiivisesti ja monipuolisesti. Tiivis työyhteisömme koostuu 11 henkilöstä, joten muut on jopa mahdollista oppia tuntemaan ainakin jotenkuten myös lyhytaikaisena työntekijänä.

Meillä työviikko alkaa aina tiimikohtaisilla videopalavereilla, joissa käydään läpi kunkin kuulumisia sekä tietysti alkavaa viikkoa ja sen sisältöä. Tiimipalaverien jälkeen siirrytään koko työyhteisön viikkopalaveriin, joka alkaa aina yhteisellä kuulumiskierroksella ja etenee sitten käsittelemään edellistä ja alkavaa viikkoa tapahtumineen. Rennompaa yhteistä aikaa edustavat jokailtapäiväiset yhteiset virtuaalikahvitauot.

Sisäisissä videopalavereissa kamerat ovat lähtökohtaisesti aina päällä. Käytännössä joka päivä näkee ainakin jotakuta videovälitteisesti ja vähintään viikoittain myös kaikkia.

Lisäksi sisäisessä viestinnässä on aktiivisesti käytössä pikaviestintäsovellus, jossa jaetaan yhteisesti ja yksityisviestein paljon sekä painavampaa että kevyempää asiaa. (Meillä on oma kanava esimerkiksi ruokakuville ja resepteille, koska joukossa on monia ruokaintoilijoita.) Työkaverit tavoittaa yksityisviestillä nopeasti, ja kynnys kysymiseen ja keskusteluun osallistumiseen on todella matala. Ei ole tosiaankaan tarvinnut tuntea olevansa yksin tai heitteille jätetty!

Etäperehdytyksessä korostuvat suunnitelmallisuus, aikatauluttaminen ja sisäinen viestintä. Etenkin yhteisöllisyyden rakentamiseen kannattaa kiinnittää tietoisesti huomiota. Omat kokemukseni ovat olleet varsin positiivisia, kiitos huomaavaisten tiimiläisteni ja muiden työkavereideni!

Kirjoittaja Salla Hiltunen on suomen kielen, tekstien ja viestinnän asiantuntija, joka on parhaillaan tutustumassa julkisen tukirahoituksen ihmeelliseen maailmaan sekä opettelemassa timanttiseksi rahoitushakemusten ja hankesuunnitelmien kirjoittajaksi.