Kuten Piritta Apell kirjoitti taannoin Piilo-osaajien blogissa, perheen ja uran yhteensovittaminen kehittää ihmisessä monia taitoja, joista ajan ja prioriteettien hallinta ei ole niitä vähäisimpiä. Myös työnhakija saa taatusti oman osansa eri osa-alueiden kanssa tasapainoilusta!
Tällaisen kuvion pyörittäminen edellyttää myös ihan konkreettisia työkaluvalintoja esimerkiksi nopeaan viestimiseen eri tahojen kanssa ja oman aikataulun ja tavoitteiden suunnitteluun. Työelämässä tutuksi tulleet laajat enterprise-tasoiset ratkaisut eivät tule useinkaan kyseeseen silloin, kun toimitaan itsenäisesti, useiden pienten toimijoiden kesken, tai kenties vasta uusia ratkaisuja pilotoiden.
Listasin tähän artikkeliin muutamia (lähes) ilmaisia työkaluja, joita on tullut vastaani. Tarkoitus ei ole mainostaa mitään tiettyjä ratkaisuja, vaan herättää ajatuksia sekä työnhakijoiden että vaikkapa itsensä työllistäjien tueksi.
Photo credit: Lachlan via Foter.com / CC BY
Yhteydenpito, palaverit ja sisällöntuotanto
Slack on ollut todella hyvä työkalu yksittäisen projektin, kuten Piilo-osaajat -pilottihankkeen viestinnässä, ja se toimii hyvin myös yrityskäytössä. Mielestäni Slackin arvo on siinä, miten se onnistuu alentamaan keskustelemisen ja tyhmienkin kysymysten kysymisen kynnystä ja tällä tavoin tukee tiimiytymistä mainiosti. Sen rajoite kuitenkin on, että ilmaisversiossa keskusteluketjujen historiaa ei ole etsittävissä kovin kauas taaksepäin.
Yhteydenpidon kannalta kenties yleisimmin vastaan tuleva kokonaisuus tulee Googlelta. Sähköposti, chat ja kalenterin ylläpito onnistuu yksillä tunnuksilla. Lisäksi etäpalavereiden järjestämiseen Googlen Hangouts on pienille toimijoille ihan varteenotettava vaihtoehto. Se mahdollistaa ainakin sen, että kalenterikutsu ja varsinaisen palaverin linkki pysyvät suunnilleen samassa paikassa. Esimerkiksi Skypen ilmaisversiota käytettäessä kalenterikutsuja ei käytännössä pysty lähettämään, vaikka sovellus sinänsä ajaa asiansa yhteydenpidon välineenä loistavasti.
Erilaisten dokumenttien luominen, tiimin kesken kommentointi ja versiointi tapahtuu helposti ja lähes huomaamatta Google Docsissa. Mikäli vastaan tulee sellaisten sisältöjen tuottamista, joka vaatisi vielä jykevämpää versioiden ja muutosten hallintaa, saattaisin kääntyä SMASHdocsin puoleen. SMASHdocs puhuu tehokkaan versioinnin lisäksi älykkäistä sisällöistä, joihin voi lisätä esimerkiksi tunnisteita löydettävyyden helpottamiseksi ja joita voi viedä useisiin eri formaatteihin eri käyttötarkoituksia varten. Voisiko jopa olla niin, ettei enää tarvitsisi käyttää aikaa hukassa olevien dokujen metsästämiseen?
Asiakastiedot ja liidien hallinta
Niin työnhakijan kuin itsensä työllistäjänkin kannattaa ylläpitää jollain tavalla listoja kiinnostavista yrityksistä: mitkä yritykset voisivat hyötyä osaamisestani, mihin yrityksiin olen jo ollut yhteydessä, keneen siellä, milloin, mitä keskusteltu, miten jatketaan, milloin tavataan, ja niin edelleen.
Tutulla Excelillä pääsee tietenkin alkuun, mutta saatuani vinkin tutustua Airtable–nimiseen palveluun, siirsin tällaisen tiedon hallinnan sinne. Airtable on hieman kuin ”online Excel”, jossa on valmiita prosessipohjia muokkaamista varten, jopa Customer Relationship Management (CRM) -tarkoitusta varten. Yksittäiseen taulukkoon voi kutsua myös muita henkilöitä mukaan ja määrittää heille tehtäviä ja aikatauluja. Sisälläni asuva tylsä prosessityyppi pitää siitä, että koko liidiputkea ei tarvitse rakentaa alusta lähtien ja että taulukko on aina ajan tasalla ja versioituna verkossa.
Ehkä hieman yllättäen projektityökaluna varsinaisesti tunnettu Trello taipuu kätevästi myös liidiputken rakentamiseen. Se tarjoaa helposti muokattavan, visuaalisen työpöydän projektien hallintaan ja yhdessä työskentelyyn. Olen rakentanut sinne kokeiltavaksi kevyen, myyntiputken vaiheet sisältävän näkymän, joka muistuttaa erästä oikeaa CRM:ää eli Pipedrivea. Trellon rajoitukset kuitenkin tulevat esiin raportoinnissa, johon työkalusta ei oikeastaan paljon paukkuja löydykään.
Omien tehtävien ja projektien seuranta
Lukuisilla työkaluilla voi tehdä to-do-listoja tai määrittää itselleen ja yhteistyökumppaneilleen tehtäviä. Tähän taipuu myös edellä mainittu Airtable, samoin kuin vaikkapa Wunderlist. Työmäärien ennakkosuunnittelu ja aikatauluttaminen oikeasti järkeviksi kokonaisuuksiksi on silti usein eri juttu kuin täskilistojen hallinnointi.
Käytin aluksi Trelloa erilaisten muistettavien asioiden koostamiseen. Niin kivaa kuin Kanban-tyyppinen tehtävien siirtely putkesta toiseen olikin, kokonaisuus ei kuitenkaan täysin toiminut minulle, kun tehtävät piti saada järkeväksi, hallittavaksi aikajanaksi. Ongelma oli jo ennestään tuttu: kuinka voin tehdä tehtäväkuormani näkyväksi ja ennakoitavaksi siten, että pystyn tekemään oikeita asioita käytettävissäni olevalla ajalla?
Tätä varten otin äskettäin kokeiltavaksi Dapulsen. Ainakin toistaiseksi näyttää siltä, että voin luoda sinne kaipaamani visuaalisen aikajanan, joka alkaa muistuttaa jo ihan virallisia projektinhallintasovelluksia. Mikä tärkeintä, tämän avulla näen, mikäli eri projektien tehtävät alkavat mennä liikaa limittäin ja lomittain. Luonnollisesti myös Dapulseen voi kutsua yhteistyökumppaneita mukaan. Hyödyllisenä näen mahdollisuuden jakaa sieltä käsin taulukkomuotoisia raportteja hankkeiden etenemisestä.
Mikä toimii sinulle?
Aiheesta saisi helposti pidemmänkin tarinan ja hyödyllisiä alaotsikoita voisi listata useita. Vaikkapa ideoinnin työkaluista Evernote, markkinoinnin saralta MailChimp ja osaamisen jakamisen/webinaarien ratkaisuista esimerkiksi Thinkify voisivat olla jatkoartikkelin arvoisia.
Toisaalta tällainen listaus on nykymaailmassa aina enemmän tai vähemmän work-in-progress. Uusia työkaluja kun putkahtelee markkinoille jatkuvasti ja kaikesta ei ole mahdollista pysyä perillä. Itse olen pitänyt tärkeänä, että käyttämäni ohjelmistot toimivat sekä tietokoneella että mobiililaitteella, ja saan niistä ilmoitukset ja muistutukset silloin, kun jotain tarvitsee tehdä. Aina kannattaa myös muistaa, että mikään yksittäinen sovellus ei kuitenkaan korjaa tosielämän ajankäytön tai viestinnän pullonkauloja.
Jos kaipaat vielä lisää vinkkejä, lue myös Jaakko Männistön blogi +50 melkein ilmaista työkalua, jota ilman et halua elää. Sieltä löytyy ketteriä vaihtoehtoja yrityskäyttöön muun muassa myynnin, markkinoinnin ja rekrytoinnin toteuttamiseen.
Kirjoittaja Marjaana Jokinen viihtyy informaationhallinnan ja osaamisen kehittämisen risteyskohdassa ja kasvattaa taaperoaan musiikilla, kaurapuurolla ja savolaisilla sutkautuksilla. Marjaana löysi uuden ura-askeleensa Piilo-osaajien kautta ja on poistunut piilosta