Miten kohdata ja johtaa ulkoista työvoimaa?

Oman osaamisen myyminen ilman perinteistä työsuhdetta on eräs suurista tulevaisuuden työelämätrendeistä. Piilo-osaajat tarjoavat kolme vinkkiä ulkoista työvoimaa käyttäville yrityksille.

Tom Laine käsitteli teemaa hiljattain blogissaan otsikolla ”Työvoima ei ole enää meillä töissä!Tekstin mukaan ulkoisen työvoiman “laajamittainen hyödyntäminen on edelleen vain tulevaisuuden visio.” Onko näin?

  1. Tunnista monimuotoisuus

Yksistään itsensä työllistämisen määritelmistä voisi laatia oman tekstinsä, koska projektimaisuus yleistyy monilla toimialoilla. Joku tekee keikkaa oman palkkatyönsä ohella, toinen on alihankkijana. On kevytyrittäjiä, freelancereita ja osuuskunnan tai vuokratyöfirman kautta töitään laskuttavia, sekä toiminimellä tai osakeyhtiönä toimivia osaajia.

Hanna Turusen mielestä tällainen “tapa tehdä töitä tulee yleistymään ja se haastaa koko työkulttuuria, niin johtamista kuin työsuhteessa olevien asenteita alihankkijoiden suhteen. Tämä on ravistelevampi muutos kuin mitä ymmärretäänkään.”

Ovatko yrityksetkään vielä täysin kartalla siitä, että ulkoisen työvoiman käyttämiseen on olemassa näinkin monia vaihtoehtoja ja toisaalta pohtineet sitä, missä tilanteissa näitä kannattaisi harkita? Ehkä käsityksiä alihankinnasta, toimeksiannoista tai oman yrityksen ydintoiminnoista kannattaisi päivittää, kuten SkillWell Oy:n Juha Harju pohtii osuvasti nimetyssä tekstissään ”Alihankinta ei ole mörkö vaan ystävä”.

stones-167089_1280

Myös työntekijöiden tilanteita on moneen junaan. Joillekin, kuten Peppi Tervo-Hiltulalle, erilaisten työmuotojen mahdollisuus on rikkaus: “Mä olen nauttinut itsensätyöllistäjän vapaudesta ja aion jatkossakin fleksata työmuotojen välissä”.

Jaana Saramiestäkin keikkailu ja yritteliäisyys kiinnostaa, mutta hän muistuttaa, että tämä trendi ei aina ole työntekijä-vetoinen. “Ainakin työttömyysaikana on todella kovaa työntöä kohti yrittäjyyttä tai vähintään yrittäjämäistä toimintaa. Silti byrokratia tuntuu laahaavan perässä ja jopa nyt lain sallima 4kk yrittäjyyskokeilu ei aina menekään kuten pitäisi vaan tuet saattavat katketa”, hän sanoo.

Kun keikkailun kenttä on näin mutkikas, on selvää, ettei yksi ja sama malli johtamiseen ja työntekijöiden kohtaamiseen sovellu kaikkiin tilanteisiin. Ehkäpä joustava Leadership as a Service-ajattelutapa soveltuisi myös ulkoisiin työntekijöihin? Sen sijaan, että arvailet, miten ulkoisia työntekijöitä pitäisi johtaa ja ohjata (tai jätät sen kokonaan tekemättä), kysy suoraan ja tarjoa erilaisia vaihtoehtoja.

Tuloksena voit saada arvokasta palautetta toimintasi kehittämiseksi ja autat ulkoista työntekijää toimimaan tehokkaammin.

DSC_6716 edited Jaana

Kuva: Karoliina Nurmi.

  1. Määritä tehtävät ja muista luottamus

Ulkoisena työntekijänä kokee aina olevansa selkeämmin vastuussa tekemisistään. Työtehtäviin keskittyminen on tehokasta, kun tietyssä toimeksiannossa sinä olet tekemässä tiettyä asiaa ja voit tuoda asiantuntijuuttasi asiakkaasi hyödyksi.

Heidi Hölsömäki on samoilla linjoilla sanoessaan: “Oma kokemukseni on, että toimeksiantosuhteissa työnjako on usein selkeämpi kuin työsuhteisessa tiimissä, mikä auttaa keskittämään energian itse työlle.”

Hidastaako ulkoisen työvoiman käyttöä joissakin tapauksissa pelko siitä, ettei olla varmoja lopputuloksesta, tekijän motivaatiosta tai sitoutumisesta? Heidi jatkaa: “Vaatii tilaajalta selkeää näkemystä ja viestintää siitä, mitä halutaan, mutta kun luottamus on rakentunut, sen varaan voi laskea todella paljon molemmin puolin.”

Myös Peppi Tervo-Hiltula peräänkuuluttaa luottamusta sekä vastaavasti työn tarjoajalta oman osaamisen tunnistamista.

Yhteisen sävelen löytymistä helpottaa, että viestität yrityksesi arvot ja tavoitteet myös ulkoiselle työntekijälle. Auta häntä auttamaan sinua ja näkemään oman työpanoksensa arvo yrityksesi toiminnan kontekstissa. Erityisen tärkeää on kysyä mitä esteitä voit purkaa työnteon tieltä.

Luottamuksen rakentamiseksi asioita kannattaa laittaa myös paperille. Jos sama kumppani tekee töitä muille saman toimialan yrityksille, on kaikkien etu, että tehdään muun muassa salassapitosopimukset. Erityisesti uusien innovaatioiden kaupallistaminen tai yrityksellesi “exclusively” tehtävä kehitystyö on tärkeää määritellä yhteisesti.

  1. Kehitä yrityksesi työnantajamielikuvaa

Miten houkutellaan paras osaaminen juuri meille, jos osaaja ei ole rahan tai aseman perässä?

Tom Laineen tekstissä oli hyvä kysymys: Miten houkutellaan paras osaaminen juuri meille, jos osaaja ei ole rahan tai aseman perässä? Vastaus on Piilo-osaajien mielestä yksinkertainen: “Toivon, että ihmiset kohdattaisiin ihmisinä, ei kuluerinä kuten eräs tielleni osunut hallintoihminen asian ilmaisi”, tiivistää Peppi Tervo-Hiltula.

Ulkoisen työvoiman käyttäminen on perinteisesti ollut tapa säästää kustannuksia ja saada joustavuutta resurssointiin. Jos työn hintaa ei saada riittävän alas, tekijää vaihdetaan. Mutta kun etsitään parasta osaamista, lähtökohdan täytyy olla eri.

Nostaisivatko yritykset omaksi kilpailuedukseen osaamisen arvostamisen kulttuurin ja ihmisten kohtaamisen? Voisiko hyväksi havaittua kumppania kouluttaa ja ottaa mukaan tapahtumiin, kahvipöytiin, jopa saunan lauteille? “Sellaisella sekä ammattimaisella otteella napataan hyvät tekijät ja yhteistyökumppanit, on kyse millaisesta työn muodosta tahansa”, kannustaa Heidi Hölsömäki.

Myös Hanna Turusen mielestä “näitä projektityyppisesti työskenteleviä saa kiinnostumaan, kun työnantajamielikuva (employer branding) ja työntekijäymmärrys (employee experience) on kohdallaan, eli kunnioitetaan ja välitetään ihmisestä”.

Kun kehität työnantajamielikuvaa yrityksestäsi, älä siis mieti ainoastaan työsuhteeseen rekrytoitavien kokemusta. Muista myös se moninainen verkosto, jonka jäsenet tekevät yrityksellesi töitä muilla tavoin. Positiivinen mielikuva voi tuoda ovellesi sellaista osaamista, joka kehittää liiketoimintaasi uusiin suuntiin!

marjaana-jokinenKirjoittaja Marjaana Jokinen viihtyy informaationhallinnan ja osaamisen kehittämisen tienristeyksessä. Tällä hetkellä hän nikkaroi yrittäjänä tienviittoja, jotta muutkin löytäisivät sinne. “Mitä tiukemmalla elämän ruuvi, sitä kireämpänä soi kuulokkeissa groove.”

Visio ja Kasvunkartta apuna liiketoiminnan kehittämisessä

Olin kuun puolessa välissä mielenkiintoisessa pk-yrityksen kasvumarkkinoinnin valmennuksessa Frantsilan Hyvän Olon -keskuksessa Hämeenkyrössä. Valmennuksen piti Jyväskyläläinen toimija Ava&Bang, jolla on pitkä historia yritysten strategisena kumppanina. Valmennuksessa tuli esille monia hyviä pointteja, mutta yhtä ilosanomaa haluan jatkaa ja jakaa kanssanne – KASVUNKARTTA!

Erityisesti PK-yrityksillä markkinoinnin suunnitelmallinen tekeminen on vaikeaa. Visiota ei ole määritelty kunnolla tai se on tavoitteen muodossa. Ydinviestiin koitetaan ympätä kaikki mahdollinen palvelutarjooma ja monesti myös yrityskulttuurissa ihmisten johtaminen ja työnmerkityksen tunteen luominen on huonolla tolalla. Olen vasta viimeaikaisten koulutusten myötä oikeasti oivaltanut vision tärkeyden. Olen ehkä itsekin syyllistynyt latteiden visioiden nielemiseen. Kuten: ”Haluamme olla halutuin yhteistyökumppani alallamme.”

Vision tarkoitus on luoda henkilölle työn merkityksellisyys niin ajatuksen kuin tunteen tasolla. Pyrkiä luomaan työhön jotain taloudellista voittoa suurempaa ja merkityksellisempää. Osakkeenomistajien maksimaalinen voitto tai muut omistajien tavoitteet, ei kiinnosta työntekijää. Yllä esimerkkinä oleva visio voi motivoida johtoporrasta ja vielä paremmin, mikäli he ovat omistajan roolissa. Työntekijälle tarjolla pitäisi olla muuta.

Hyvänä esimerkkinä voisin mainita MLL:n vision: ” Suomi on lapsiystävällinen yhteiskunta, jossa lapsen etu asetetaan etusijalle ja jossa lapset ja nuoret voivat hyvin.” Tämä varmasti jo herättää jokaisessa ajatuksia. ”Ei tuo ole mahdollista!” ”Voi, kuinka hieno ajatus, mutta ei tule tapahtumaan.” Ei tarvitsekaan. Visio ei ole tavoite. Visio antaa jokaiselle MLL:n työntekijälle syyn ”tehdä jotain suurempaa”. Luoda lapsiystävällistä yhteiskuntaa ja ajaa lapsen etua. Se koskettaa tunnetta, ajatustamme ja antaa syyn tehdä työtä, jotain merkityksellistä

Kaikki lähtee siis visiosta. Visio voi olla mukana monessa eri yhteydessä. Se voi olla liiketoiminnallinen, työnhakuun liittyvä tai vaikkapa omaan henkilökohtaiseen elämään liittyvä, jonka ympärille rakentuu tarkempi tavoite, mutta visio on se joka ohjaa suuntaa ns. tunnepuolella.

Pelkkä visio ei sinänsä vielä vie maalta merelle. Liiketoiminnassa tarvitaan arjen tekemistä ja selkeän tavoitteen. Ava&Bang:n koulutuksessa törmäsin loistavaan työkaluun, jolla liiketoiminnan haasteita pystytään lähteä selkiyttämään yksinkertaisen työvälineen – Kasvunkartan avulla. Tämä työväline sopii ainakin minulle, jolla on kuvamuisti ja opin visuaalisten asioiden kautta. Jotta kasvun kartan voi täyttää, täytyy Sinulla olla käsissäsi seuraavat asiat:

  1. Visio ⇒ Suuri haave, luo tekemiselle merkityksen. Ei ole esitettävissä numeroin.
  2. Pitkänaikavälin tavoitteet (esim. 2-3 vuotta) ⇒ Tässä kohtaa voi olla numeroita! Esim. liikevaihtotavoite, liikevoiton kasvu%. Pääasia, että tavoite on selkeä, mitattavissa ja pilkottavissa välitavoitteiksi.
  3. Uhat ⇒ Realistiset uhat matkan varrella, mitä voi sattua? Tätä voit miettiä myös hallinnan ympyrän kautta: Mihin voin vaikuttaa? Mihin en voi vaikuttaa? Ole rehellinen. Kun olet valmistautunut mahdollisiin ”epäonnistumisiin” tai ”takapakkeihin” on sinulla myös mietittynä keinot välttää näitä tai ainakin varautua niihin, jolloin ne eivät tule yllätyksenä ja Sinulla voi olla niihin jo ratkaisukin mietittynä.
  4. Nykytila ⇒ Missä ollaan nyt? Mikä erotus tavoitteen ja nykytilan välillä on? Näin matka tavoitteeseen helpompi hahmottaa.
  5. Välitavoitteet ⇒ Pilko tavoite pienempiin osiin välitavoitteiksi. Mieti myös mitä TOIMENPITEITÄ matka tavoitteeseen ja välitavoitteisiin vaatii? Tarvitseeko esim. rekrytoida, hankkia uusia laitteita, päivittää järjestelmiä, tuotteiden saatavuus jne.? Luovatko nämä kenties uhkia matkalle?
    Toimenpiteet ja välitavoitteet riippuvat tavoitteestasi ja toimialasta.
  6. Arjen pienet asiat – vähimmäisvaatimus ⇒ Mitä teen joka päivä? Esimerkkinä voisi olla vaikka 20 asiakaskontaktia (voi olla eri kanavissa, eri tavoin), 3 uutta sovittua asiakastapaamista, 2 asiakaskohtaamista face to face. Tai mikä tahansa arjen tekemisen tavoite, joka vie tavoitetta kohden – joka päivä!

kasvunkartta

Rohkaisen erityisesti PK-yrittäjiä kokeilemaan tätä työkalua rohkeasti. Ota käyttöön isoin paperi mitä ikinä löydät ja tee isoja suunnitelmia! Matka kohti tavoitettasi on yllättäen hyvin selkeä, jonka jälkeen myös ihmisten johtaminen on helpompaa.

Älä suoraan koita tavoitellakaan pitkän aikavälin tavoitetta, vaan ensimmäistä välitavoitetta ja sen jälkeen siitä seuraavia. Muista palkita itseäsi ja tiimiläisiäsi jokaisesta välitavoitteesta – näin matkan teko on myös miellyttävää.

MIB_-087_Johanna

Kirjoittajana Johanna Kyllönen. Myynnin ja markkinoinnin sillanrakentaja, joka on ottanut niskalenkkiä PK-yritysten markkinoinnin kehittämisestä.  

”Myynti ja markkinointi ne yhteen soppii!”

”Myynti – tuo osa-alue, joka tuo yritykselle ja sen henkilöstölle palkan tilille.” Tämän kommentin olen kuullut useammankin yrityksen koulutuksessa. Hieman raflaavasti sanottu, mutta mukana on myös osa totuutta. Mikäli mielitään myyjille tehokasta työskentelyä, tarvitaan mukaan toimiva markkinointikoneisto! Mitä tapahtuu, kun myynti ja markkinointi laitetaan tekemään yhteistyötä yhteisen tavoitteen eteen?

Olen positiivisella mielellä seurannut kuinka markkinointi ja myynti ovat lähentyneet toisiaan! Ennen hyvinkin omissa oloissaan toimineet osastot ovat nähneet dialogin tärkeyden. Digitalisoituneessa ostamisen ympäristössä vanhat myynnnin ja markkinoinnin raja-aidat eivät päde. Näiden kahden keskeisen toiminnon ympärille tarvitaan yhteisymmärrys, eli yhteisten arvojen, tavoitteiden, mittareiden ja prosessien yhteensovittaminen.

Vaikka markkinointi ja myynti tekisikin tiivistä yhteistyötä, ei se tarkoita, että molemmilla on samat KPI-mittarit. Tavoitehakuisuus pitää olla molemmilla mukana, mutta KPI:t  (Key Performance Indicator) pitää miettiä kunkin osaston toimintojen mukaan. Markkinointi toimii useasti hitaammin ja tuloksen tekokykyä on välillä haastavaa tarkastella lyhyellä aikavälillä. Vaikka KPI:t eivät olisikaan kaikilla samat, pyritään tällä yhteistyöllä kuitenkin viime kädessä pidemmän aikavälin yhteiseen tavoitteeseen eli yrityksen tulokseen.

Millaisilla askeleilla yhteiseen arkeen?

1.YHTEINEN KIELI. Markkinoinnilla ja myynnillä on omat terminsä ja määritteensä kuvaamaan vaikka prosessien eri vaiheita, kohderyhmiä tai liidejä. Mikä on hyvä liidi jne.? Päättäkää yhdessä termistö ja varmistakaa, että kaikki puhuvat yhteistä kieltä. Jokaisen tulee ymmärtää termistö oikein.  Ymmärtäkää myös toistenne tavoitteita ja matematiikkaa.

2.ASIAKKAAN KULKEMA POLKU Piirtäkää yhdessä asiakkaan polku ensi kohtaamisesta, kaupan clousaamiseen (loppuun viemiseen) ja tuotteen tai palvelun vastaanottamiseen. Jokaisella on tärkeä rooli tässä ketjussa ja kaikkien asiakkaan polun varrella olevien ihmisten tulee tietää, mikä on yrityksen arvopohjan mukainen toimintamalli. Tämä on myös tärkeä osa brändin rakentamista! Tässä on oiva kohta sitouttaa ihmisiä ja antaa vastuuta omasta työstään ja kehittää sitä!

3.ARVOSTUS Liian usein yrityksen johto suosii myyntiosastoja ja heidän tekemistään – arvostus markkinointia kohtaan näkyy budjettileikkauksilla tai uudella työnkuvalla, jossa markkinointi hoidetaan omien töiden ohella. Siis myös ylimmän johdon tulee arvostaa molempia osapuolia ja olla sitoutunut. Keskinäinen arvostus myynnin ja markkinoinnin ihmisten välillä on selvä asia. Näiden kahden osapuolen tulee luottaa yhteiseen lopputulokseen, tavoitteeseen ja siihen että kaikki tavoittelevat samoja asioita, vaikka tekevätkin sen asiakkaan ostopolun eri vaiheissa.

4.PALAUTE Avoin viestintä ja oikea keskustelu hukkuu monesti eri sähköisen viestinnän appeihin. Viestin pitää tavoittaa ihmiset puolin ja toisin. Markkinoinnin tulee saada palaute, mitä liideille on tapahtunut myynnissä, kuinka paljon niistä tehtiin kauppaa jne. Toisaalta myyjien on hyvä tietää mistä liidit ovat tulleet, millä kriteereillä ja onko liidien kulku suoraviivaista, jottaa ne päätyvät myyjien käytettäviksi mahdollisimman tehokkaasti. Raportointi- ja palauteprosessi ovat lähentymisprosessin keskiössä. Yhdessä sovittujen pelisääntöjen noudattaminen näkyy tunnelmassa ja tuloksessa.

Mitä myynnin ja markkinoinnin yhteistyö voi tuoda tullessaan TOP10?

  1. markkinointi on tehokasta ja tavoittaa oikean kohderyhmän
  2. asiakastietomäärä kasvaa ja myynnin työ helpottuu à Closing% (suhde, jolla myyjän liidit päätyvät kaupoiksi) kasvaa
  3. asiakas saa oikea-aikaista palvelua ammattimaisella otteella
  4. asiakas saa ratkaisun omaan ongelmaansa tai tarpeeseen nopeasti ja kokee saavansa hyvää palvelua
  5. asiakas suosittelee yritystä eteenpäin
  6. asiakassuhde säilyy pitkään ja tiivistyy
  7. yrityksen tuloksentekokyky vahvistuu
  8. tiimityö vahvistaa työyhteisöä ja onnistumiset ruokkivat onnistumisia
  9. ihmisten arvostus kasvaa
  10. yrityksen brändimielikuva vahvistuu – vahva brändi

yhteistyö

Nämä kymmenen kohtaa varmasti kelpaisivat mille tahansa yritykselle, mutta erityisesti PK-sektorilla näen isoimman mahdollisuuden, kun organisaatiot ovat pieniä ja päätöksenteko sukkelaa – tarvittaessa myynnin sukeltamiseen voidaan reagoida nopeastikin markkinoinnin avustuksella, kun suuntaus osataan nähdä ajoissa. Muistaa täytyy vain säännöllinen seuranta.

Ottakaa siis tiimi kasaan ja aloittakaa yhteinen ”brain storming” teidän tavasta tehdä töitä yhdessä! Oletteko valmiit ottamaan positiiviset tulokset vastaan?

Johanna KyllönenKirjoittaja Johanna Kyllönen on myyntitaustainen tämän päivän markkinoija ja raskaansarjan painija tahto-ikäisten kaksosten äitinä.