Työnhaku projektina

Bujo ja kanban tehtävienhallinnan apuna

Kirjoitin reilu kuukausi sitten itselleni tärkeimmistä työkaluista uraunelman työstämiseen ja työnhakuun. Kiinnostusta herätti tehtävien- ja ajanhallintaan käyttämäni bujon ja kanbanin yhdistelmä. Joten siitä siis lisää.

Alustana Trello

Trello on tehtävien ja projektien hallintaan sopiva sähköinen työkalu. Se toimii mainiosti sekä henkilökohtaisessa että työkäytössä isommankin tiimin kanssa ja sopii erittäin hyvin kanban-työskentelyyn. Ja myös omaan tapaani listata ja hallinnoida tehtäviä.

Trellon toiminta perustuu tauluille, joissa on luetteloita. Luetteloissa on kortteja yksittäisille tehtäville. Kortteihin on mahdollista liittää jäseniä, määräaikoja, liitetiedostoja ja tarkempia kuvauksia. Käyttäessäni Trelloa yksin toimin kuitenkin lähinnä korttien otsikkotasolla ja nimilapuilla, jotka kertovat itselleni, missä vaiheessa eri korttien tehtävät ovat.

Bujon säännöt on tarkoitettu rikottaviksi

Bujo eli bullet journal on tyhjä vihko tai muistikirja, josta tehdään juuri sellainen kalenteri kuin itse haluaa. Pääsääntöjä on kaksi.

  1. Etene isoimmasta pienempiin.
  2. Toisto.
esimerkki_bullet_journal_bujo

Kuva: Estée Janssens, Unsplash

Innostuin ajatuksesta heti, kun kuulin siitä ensimmäisen kerran. Mutta en ole koskaan saanut kiinni jatkuvasta listojen uudelleen ja uudelleen kirjoittamisesta. Tai muusta paperille piirtelystä. Heureka-hetken koin, kun luin visuaalisestivaativa.fi-blogin ajatuksia bujosta.

”Hauskinta ja itseasiassa olennaisinta bujossa on nimittäin niiden sääntöjen rikkominen.”

Päätin rikkoa sääntöjä reilusti ja siirtää koko homman sähköiseksi. Ja johan alkoi toimia. 

Miksi sähköinen bujo toimii minulle?

Itselleni sähköisen bujon tärkeimmät edut ovat seuraavat:

  • tehtäviä on helppo siirtää luettelosta toiseen – aikaa säästyy
  • DL-päivämäärät ja tarvittaessa hälytykset on helppo asettaa
  • sisällysluetteloa ei tarvita – myöskään päivittää 
  • koko ”kalenteri” näkyy yhdellä silmäyksellä
  • luetteloita on tarvittaessa helppo lisätä tai poistaa

Miten kanban liittyy tähän?

Oman Trello-bujoni rakenne on luontaisesti lähellä kanbanin periaatteita, joten oli luontevaa ottaa myös tämä näkökulma mukaan toteutukseen. Käytännössä vuosisuunnitelma ja kuukausilista sekä mahdolliset eri osa-alueille tehdyt koontilistat ovat TO DO -listoja. Viikkolistat ovat näiden pohjalta tehtyjä aikataulutetumpia suunnitelmia. Tänään-luettelo on WIP-lista. Kuukausiarkisto on DONE. Nimilapuista näkyy, onko tehtävä aloitettu (oranssi), odottaako se jotain toiselta osapuolelta (tummansininen), onko tehtävä valmis (vihreä) tai olenko todennut, että ei sitä tarvitsekaan tehdä (punainen) jne.

Miltä se sitten näyttää?

Oman bujo-kanban-trelloni perustana on vuosisuunnitelma, johon sijoitan pitemmän aikavälin tavoitteet ja suunnitelmat. Ensin vuosisuunnitelmaan ja siitä vähitellen kuukausiin.

bullet_journal_bujo_vuosisuunnitelma

Päivittäisen työskentelyn perustana on To Do -taulu, jossa ensimmäisenä ja tärkeimpänä on päivän tehtäväluettelo, jota seuraavat kuluvan viikon ja kuukauden luettelot, sekä kuluvan kuukauden arkisto. Näihin kirjaan tavoitteet ja tehtävät hyvinkin yksityiskohtaisesti, tarpeen ja tilanteen mukaan. Kun tehtävä on tehty tai totean, että sitä ei tarvitse tehdä, siirrän sen kuukauden arkisto -luetteloon.

bullet_journal-bujo_todo_luettelot

Näiden jälkeen tulevat mahdolliset isompien tehtäväkokonaisuuksien luettelot. Näitä teen ja poistan sitä mukaa, mille koen olevan tarvetta.

bullet_journal-bujo_todo_isot_kokonaisuudet

Lopussa ovat tulevien viikkojen luettelot noin kuukausi eteenpäin ja noin puolivälissä kuukautta myös tulevan kuukauden luettelo. Näihin kirjaan lyhyemmän aikavälin tavoitteita ja tehtäviä. Lisäksi lisään viikoittain kalenterista tärkeimmät menot ym. tulevan viikon luetteloon.

bullet_journal-bujo_todo_tulevat_viikot

Jos innostuit ajatuksesta ja haluat kokeilla, muista bujon sääntö – jokainen saa tehdä kalenteristaan oman näköisen.

Kaisa_Selamo_profiilikuva

Kirjoittaja Kaisa Selamo on ympäristöstä, hyvinvoinnista, viestinnästä ja valmentamisesta kiinnostunut diplomi-insinööri, joka jakaa aikansa perheen, työnhaun ja itsensä kehittämisen kesken. Suunnitelmissa on uusi suunta uralle.

 

 

 

 

Myös näistä Piilo-osaajien blogiteksteistä voit saada ajatuksia tehtävien- ja ajanhallintaan niin työnhaussa, työelämässä kuin arjessakin:

Työkaluja uraunelman työstämiseen ja työnhakuun

Omassa työnhaussani on alkanut aivan uusi vaihe. Ensimmäistä kertaa vuosiin olen hakemassa jotain ihan uutta, ilman takalautaa. Tilanne on samalla sekä kutkuttavan jännittävä että hiukkasen ahdistava. Se on saanut minut myös miettimään entistä enemmän sitä, mitä todella haluan tulevaisuudessa tehdä työkseni ja mihin suuntaan uraani suunnata.

Keräsin tähän kirjoitukseen muutamia asioita, joiden avulla parhaillaan työstän omaa uraunelmaani ja työnhakuani. Toivottavasti näistä on apua ja inspiraatiota myös sinulle.

1. Piilo-osaajien osaajaprofiili

Piilo-osaajien osaajaprofiilin kysymykset ovat loistava paketti oman osaamisen ja uratavoitteiden miettimiseen ja selkeyttämiseen. Kysymykset ja teemat ovat sellaisia, että kuka tahansa hyötyy niiden pohtimisesta. Vaikka ei olisikaan työnhaussa tai liittymässä yhteisöömme. Mikä sekin on toki erittäin suositeltavaa. 😉 Viimeisin päivitys omaan profiiliini julkaistaan lähiaikoina. Sen työstämisessä on ollut suurena apuna yhteisömme sisäinen workshop aiheeseen liittyen. Kannattaa siis pallotella kysymyksiä myös jonkun muun kanssa.

2. Kirjat ja tehtävät

Luen paljon, ja yksi suosikkiaiheeni on itsensä kehittäminen ja johtaminen. Aiheesta saisi varmasti paljon enemmän irti, jos tekisi kuuliaisesti kirjoissa olevat tehtävät, mutta turhan usein tämä jää ajatuksen tasolle. Olen kuitenkin huomannut, että myös ”pelkkä” kirjojen ja harjoitusten lukeminen vievät ajattelua eteenpäin. Vinkit jäävät muhimaan alitajuntaan, ja kun aika on kypsä, sieltä nousee ratkaisuja. Suosituksia viime aikojen lukemistostani ovat Riikka Pajusen Omaa tehtävää etsimässä, kuuden kirjailijan yhteisteos Ruuhkavuosiopas ja Frank Martelan Valonöörit.

kirjasuositus

Kuva: Kaisa Selamo

3. Vapaa-aika ja rentoutuminen

Alitajunnan työn auttamiseksi ja muutenkin oman hyvinvointini kulmakiveksi ovat viime aikoina nousseet vapaa-aika ja rentoutuminen. Työnhaun sekä oman osaamisen ja tavoitteiden työstämisen vastapainoksi kannattaa ottaa aikaa, jolloin tekee jotain ihan muuta. Itselleni toimivia keinoja ovat käsityöt, ulkona liikkuminen sekä lapsen kanssa leikkiminen ja hänen kanssaan lukeminen. Ja ihan erityisesti päiväunet – muistikirja kannattaa pitää valmiina sängyn tai sohvan vieressä.

4. Listat ja suunnitelmat

Listojen ja suunnitelmien tekeminen sekä asioiden aikataulutus ovat minulle ehdottomia, jos aion todella saada jotain aikaiseksi. Listat vapauttavat kapasiteettia muistista. Ja listojen avulla on helppo tehdä suunnitelmia ja aikatauluja. Käytän tässä apuna Trelloa, johon olen luonut itselleni Bujon ja Kanban-taulun yhdistelmän. Yhdessä tämän ja kalenterin kanssa saan viikottaiset ja päivittäiset tehtävälistat pysymään yleensä realistisina. Itse olen ihastunut sähköisiin työkaluihin, vaikka perinteiselle paperillekin on paikkansa. Sähköisesti tehtävien ja asioiden hallinta ja uudelleenjärjestely on vain huomattavasti helpompaa.

Listaa voisi jatkaa vaikka kuinka pitkälle, mutta nämä ovat tällä hetkellä minulle tärkeimmät työkalut. Ne, jotka auttavat jaksamaan ja vievät ajattelua ja tavoitteita eteenpäin. Usein pienen pienin askelin, joista taaksepäin katsoessa kuitenkin muodostuu isoja harppauksia. Kannustan lämpimästi kokeilemaan erilaisia keinoja ja löytämään niistä ne omat, itselle parhaiten toimivat päivittäiseen käyttöön. Tsemppiä ja onnistumisen kokemuksia työnhakuun ja oman uraunelman työstämiseen!

Kaisa_Selamo_profiilikuvaKirjoittaja Kaisa Selamo on ympäristöstä, hyvinvoinnista, viestinnästä ja valmentamisesta kiinnostunut diplomi-insinööri, joka jakaa aikansa perheen, työnhaun ja itsensä kehittämisen kesken. Suunnitelmissa on uusi suunta uralle.

 

palapeli_yhdessä

Työnhaku työn ohessa – onnistuu, ei onnistu

Työnhakija ei läheskään aina ole työtön. Vähintään yhtä moni hakee töitä töissä ollessaan. Usein tämä tuottaa loistavia tuloksia. Mutta joskus tuntuu siltä, että työnhaku ei vain etene tai sille ei löydy aikaa.

Omalla kohdallani käytäntö on osoittanut, että työn ja pikkulapsiarjen yhdistäminen onnistuu minulta mainiosti. Mutta aktiivisen työhaun lisääminen kuvioon ei enää onnistunut. Resurssit eivät yksinkertaisesti riittäneet. Kirjoitin aiheesta Piilo-osaajien blogiin viimeksi noin vuosi sitten. Sama pohdinta on edelleen ajankohtainen.

Vuodessa on kuitenkin tapahtunut paljon. Vaikka työnhakuni on ollut enemmän passiivista kuin aktiivista, olen koko ajan jatkanut pienten askelien ottamista. Jokainen on vienyt minua eteenpäin tiellä kohti uutta työtä. Sekä auttanut minua selvittämään ajatuksiani siitä, millaista työtä haluan mieluiten tulevaisuudessa tehdä.

Matkaan on mahtunut myös suuria askeleita, rohkeutta vaativiakin. Suurimpana reilun kuukauden takainen muutto uudelle paikkakunnalle, ilman täyttä varmuutta tulevaisuudesta.

Viimeisimpänä projektina tiellä kohti uutta uraa olen aloittanut itseni ja toiveideni tutkimisen Riikka Pajusen uuden kirjan Omaa tehtävää etsimässä avulla. Ensimmäisellä selailukerralla esille nousi vinkki oman sparrausryhmän perustamisesta. Totesin heti, että sellainenhan minulla jo on Piilo-osaajissa.

Olen ollut Piilo-osaajissa reilun puolitoista vuotta aktiivisena osaajana ja työnhakijana – työn ohessa. Välillä tuntuu siltä, että kaikki muut löytävät sen unelmaduunin ja astuvat pois piilosta. Minä vain roikun täällä mukana. Kuitenkin, edelleen, moni pienistäkin askelistani olisi jäänyt ottamatta ilman tätä yhteisöä ja sen tukea. Mikä onkaan parempi paikka sekä saada että antaa apua ja ideoita työnhakuun ja oman uran uuden suunnan pohtimiseen.

Muiden onnistumiset ovat antaneet voimia ja uskoa myös siihen omaan onnistumiseen. Jatkan siis tällä tiellä edelleen, omaan tahtiini, oman kokoisia askeleita ottaen. Jokaisella askelella uran uusi suunta selkiytyy ja uusi työ tulee lähemmäs. Mottoni mukaan:

Luottamus elämän kantavaan voimaan säilyy – kaikki järjestyy aikanaan!

Kaisa_Selamo_profiilikuva

Kirjoittaja Kaisa Selamo on ympäristöstä, hyvinvoinnista, viestinnästä ja valmentamisesta kiinnostunut diplomi-insinööri, joka jakaa aikansa perheen, työnhaun ja itsensä kehittämisen kesken. Suunnitelmissa on uusi suunta uralle.

piilo-osaajat_tiimipalaveri

Piilo-osaajien vinkit – työhaastattelu

Kesälomat alkavat useimmilla olla ohi, myös työnhaussa olevilla. Nyt onkin hyvä hetki miettiä työnhaun tärkeää vaihetta – työhaastattelua. Piilo-osaajien vinkkipostausten sarja saa jatkoa, kun keräämme kokoon vinkkejä työhaastattelussa onnistumiseen.

Työnhakua ja työhaastattelua voi lähestyä monella eri tavalla. Nina Moilanen vertaa mielenkiintoisella tavalla työnhakua seurustelukumppanin etsimiseen. Kuten esimerkiksi Tinderissä, myös rekrytoinnissa tavoitteena on molemminpuolinen match. Nina antaa vinkkejä siihen, miten pääset paremmin työhaastatteluun ja kohti täydellistä matchia.

Paikoillanne, valmiina, hep

” Ole valmis.

Partiolaisilla on hyvä perusohje. Se sopii myös työnhakuun. Sinun pitää olla valmis.” Valmistautuminen on tärkeä osa sekä työhakemuksen kirjoittamista että työhaastattelua. Matti Kortteus antaa vinkkejä, miten pääset hyvin alkuun ja valmistaudut hyvin työhaastatteluun.

Haetko työtä työpaikkailmoituksen perusteella vai piilotyöpaikkaa? Näissä tapauksissa myös työhaastatteluun ja siihen valmistautumiseen kannattaa suhtautua eri tavalla. Nappaa Annamaija Åhmanin kokemuksista parhaat vinkit omaan työnhakuusi.

Monelle haastavin osa-alue työhaastatteluun tai hakemuksen kirjoittamiseen valmistautumisessa on palkkapyynnön miettiminen. Miten hinnoittelen osaamiseni oikein? Ja miten onnistun varsinaisessa neuvottelussa? Tutustu Eva-Maria Hyvärisen vinkkeihin ja muista ”Oman asiantuntemuksesi paras hinnoittelija olet sinä itse.”

Asenne ratkaisee

Usein suositellaan soittamaan ennen työhakemuksen lähettämistä. Mutta miten soittaa onnistuneesti ja löytää sopivat kysymykset. Marjatta Hellgren antaa hyviä vinkkejä näihin mietintöihin. Muista, että etukäteiskontaktista ja kysymyksiisi saamista vastauksista voi olla paljon hyötyä myös työhaastattelussa.

Suhtaudutko työhaastatteluun tiukkana tenttinä vai tuloksekkaana myyntikeskusteluna? Oma asennoituminen ratkaisee paljon, myös lopputuloksen suhteen. Terhi Ruutinen kirjoittaa siitä, miten myynnillinen asennoituminen auttaa työhaastatelussa ja siihen valmistautumisessa. ”Tee ostaminen helpoksi.”

Aina ei tärppää. Kuitenkin myös nämä työnhakuprosessit saattavat poikia jotain mielenkiintoista myöhemmin tulevaisuudessa. Pidä siis huolta siitä, että jätät joka tapauksessa hyvän vaikutelman työnantajan suuntaan. Minna Rantama Kumouksesta kertoo vieraskynässään aiheesta tarkemmin.

Tsemppiä työhakuun ja työhaastatteluihin! Tehdään tästä kuplivan innostava syksy työelämässä! 

Kaisa_Selamo_profiilikuvaKirjoittaja Kaisa Selamo on ympäristöstä, hyvinvoinnista, viestinnästä ja valmentamisesta kiinnostunut diplomi-insinööri, joka jakaa aikansa perheen, työnhaun ja itsensä kehittämisen kesken. Suunnitelmissa on uusi suunta uralle.

 

 

 

 

Sarjan aiemmat postaukset:

Piilo-osaajien vinkit – työnhakuprojekti
Piilo-osaajien vinkit – työnhaun työkalut
Piilo-osaajien vinkit – suuntana uusi ura

piilo-osaajat_tiimipalaveri

Piilo-osaajien vinkit – suuntana uusi ura

Piilo-osaajien blogissa on parin vuoden aikana julkaistu 205 postausta. Monet näistä käsittelevät työnhakua ja antavat vinkkejä sen avuksi. Tänään tarjoamme osaajiemme vinkkejä uudelle uralle suuntaamiseen.

Mahdollisuuksia ja intohimoa 

Keskiviikon blogissamme oli puhetta siitä, miten sattuma usein ohjaa työuraa. Annamaija Åhman on myös pohtinut samaa aihetta. Mitä tehdä, kun työuralla tulee esiin mahdollisuus, jota ei ole aiemmin tullut ajatelleeksi. Kannattaako ja uskallanko ottaa urallani askelen aivan uuteen, yllättävään suuntaan? 

Uudelle uralle voi suunnata myös kuuntelemalla oman intohimonsa kohdetta. Virpi Naukkarinen kannustaa tutustumaan omiin taitoihin ja osaamiseen – intohimoon. Mieti, mihin haluat sitä hyödyntää ja tee töitä sitä kohti. Lisäksi Virpi muistuttaa, että “Jos voimat loppuvat kesken ja otat vastaan ”ihan kivan” työn, sekin on ok. Saat vielä uusia tilaisuuksia lähteä unelmatyösi perään.”

Millainen on unelmaurasi?

Primus motorimme Jaana Saramies osallistui Upea ura -festivaaleille vuonna 2017 ja inspiroitui kirjoittamaan tapahtuman herättämistä ajatuksista urasuunnitteluun liittyen. Vinkit ovat edelleen ajankohtaisia verkostoitumisen merkityksestä itsensä kehittämiseen. Ja lopulta, muista olla sekä rohkea että armollinen itsellesi “elämää ei voi suunnitella – kuten ei uraakaan.” Aina voi tulla yllättäviä asioita, jotka vievät uuteen suuntaan. Paras mitä voit tehdä, on olla avoin ja tarttua rohkeasti mahdollisuuksiin.

Uraunelmia voi siivittää myös tilanne, jossa nykyinen työpaikka ja tehtävät eivät enää tunnu oikealta. Muutosta voi lähteä tunnustelemaan vaikka miettimällä, millainen oma unelmien työpaikka olisi, jos kaikki olisi mahdollista. Kun tiedät mitä haluat, valintasi alkavat suuntautua sitä kohti. Mari Talla näyttää mallia uraunelman avaamisesta.

Piilo-osaajat_lukot_rohkeus 

Ole rohkea!

Monessa Piilo-osaajien uratarinassa rohkeus ja mahdollisuuksiin tarttuminen näkyvät selvästi. Myös Ann-Charlotte Nyblomin kirjoitus vahvistaa tätä näkemystä. Tekstistä löydät lisää vinkkejä siihen, miten voit tunnistaa oman erityisosaamisesi ja miten sitä on mahdollista siirtää alalta toiselle.

Alanvaihtaja kohtaa usein samanlaisia haasteita kuin uraansa aloitteleva. Niina Tavi antaa vinkkejä näistä haasteista selviämiseen. Tutustu itseesi, osaamiseesi ja motivaatioosi. Verkostoidu ja keskustele erilaisten ihmisten kanssa. Ole rohkea! Alanvaihtaja voi tuoda työnantajalle yllättäviäkin etuja. “Erilaiselta taustalta tulevan henkilön verkostoista voi löytyä mahdollisuuksia täysin uuteen yhteistyöhön. Ehkäpä alanvaihtaja voisi olla organisaatiossa myös positiivinen muutosvoima.”

PS. KAIKKI nämä uuden uran tavoittelussa kannustavat piilo-osaajat ovat jo työllistyneet ja poistuneet piilosta! Vinkit on siis testattu toimiviksi 😉

Kaisa_Selamo_profiilikuva

Kirjoittaja Kaisa Selamo on ympäristöstä, hyvinvoinnista, viestinnästä ja valmentamisesta kiinnostunut diplomi-insinööri, joka jakaa aikansa perheen ja työnhaun kesken. Sekä suunnittelee alan vaihtoa ja uutta suuntaa uralleen.

 

 

 

 

Sarjan aiemmat postaukset:

Piilo-osaajien vinkit – työnhakuprojekti
Piilo-osaajien vinkit  – työnhaun työkalut